يعتمد النجاح في الأعمال التجارية إلى حد كبير على تنظيمها الصحيح. يجب على كل من المديرين والموظفين العاديين الاحتفاظ بالسجلات. ما هي مميزاته وما هي أنواعه وما هي المستندات التنظيمية التي يجب مراعاتها عند تنظيم تدفق المستندات؟

ما هو العمل المكتبي

تقوم أي منظمة، بغض النظر عن شكل ملكيتها وخصائصها، بإنشاء مجموعة متنوعة من الأوراق في سياق أنشطتها. يمكن أن تكون هذه أوامر ورسائل وبروتوكولات. كل منهم يتعلق بالوثائق التنظيمية والإدارية.

العمل المكتبي هو نشاط إنشاء المستندات التنظيمية، ويتم تنفيذه وفقًا لقواعد ومتطلبات معينة. في أغلب الأحيان، تخصص الشركات موظفين خاصين يعملون فقط في هذا المجال. في الشركات الصغيرة، يمكن تعيين وظيفة السكرتير لأي موظف تقريبًا.

إذا فهمت جوهر المصطلحات (ما هو العمل المكتبي)، فسيصبح أصل الكلمة واضحًا. هذا هو في المقام الأول تسجيل المعلومات الرسمية على وسيلة ملموسة. خلال هذه العملية، يتم إنشاء مستخدم والذي يبدأ لاحقًا إجراءات معينة.

ظهر مصطلح "العمل المكتبي" نفسه منذ وقت طويل، ولكن فقط في منتصف القرن الماضي اتخذ شكلا رسميا، منصوص عليه في الوثائق التنظيمية على مستوى الدولة.

العمل المكتبي وتدفق المستندات - ما هو؟

لا يمكن لمنظمة أن توجد بشكل مستقل عن التشريع. لديها دائمًا عمل مكتبي وتدفق للمستندات. ما هو، ما هي ميزات نقل الأوراق، وكيفية رسمها بشكل صحيح؟ يتم حل هذه المشكلات من قبل متخصصين: الأمناء وأمناء المحفوظات والعاملون في قسم شؤون الموظفين.

يتضمن حفظ السجلات تسجيل المعلومات على وسيط ملموس، وإنشاء مستند ورقي أو إلكتروني. على أساسه يتم بناء تدفق المستندات الخاص بالمنظمة - حركة الأمر أو الرسالة، بدءًا من إنشائها وانتهاءً بالتنفيذ والإرسال إلى الأرشيف أو التدمير.

اعتمادا على المكان الذي يتم فيه إنشاء أوراق العمل المتعلقة بالموظفين وإدارة المنظمة، ينقسم تدفق المستندات إلى خارجي وداخلي. سيعتمد المسار الإضافي للطلب والتعليمات والحرف على المصدر.

يتضمن تدفق المستندات الداخلية للمؤسسة المراحل التالية:

تتشابه مراحل تدفق المستندات الخارجية بشكل عام، ولكن هناك بعض الاختلافات:

• يتم توفير المستندات للمؤسسة من الخارج. يمكن أن تكون هذه أوراق المنظمات العليا والدنيا والفروع واللوائح الصادرة عن السلطات الرسمية وأوامر المحكمة ورسائل المواطنين.
• يجب أن تخضع جميع أوراق العمل التي تتلقاها المنظمة لإجراءات التسجيل. وتؤكد أنهم تحت السيطرة.
• المرحلة التالية هي العمل مع المستند، والتعرف على التعليمات أو اتباعها.
• إذا لزم الأمر، يتم إصدار رد رسمي.
• المرحلة الأخيرة هي التسجيل للتخزين طويل الأجل أو الأرشيفي، والتدمير المحتمل.

بالإضافة إلى ذلك، فيما يتعلق بإدارة المنظمة، يتم تمييز الأنواع التالية من تدفق المستندات:

يتم بالضرورة تسجيل جميع مراحل حركة المستندات في مجلات خاصة. يمكن تنفيذها في عدة خيارات:

• حركة الوثائق؛
• بطاقات المستندات؛
• تعد إدارة المستندات الإلكترونية أكثر شيوعًا في الغالبية العظمى من المؤسسات.

مميزات إدارة السجلات القضائية

يتساءل الكثير من الناس ما هو وكيف يختلف عن العام. قضية المحكمة عبارة عن مجموعة مختلفة قليلاً من المستندات والأدلة المادية. ويضمن تخزينها وحركتها بشكل صحيح الشفافية في عمل نظام إنفاذ القانون. فالعمل القضائي، على عكس العمل التنظيمي، لا يمكن أن يكون تطوعياً. يتم إجراؤها من قبل أشخاص مرخص لهم ويتم التحكم فيها بشكل صارم. بالنسبة له، يتم تحديد جميع المراحل بشكل معياري وصارم، حتى التدمير.

وظائف السكرتير

لدى معظم موظفي الشركة فكرة غامضة جدًا عن ماهية العمل المكتبي وتدفق المستندات. بالنسبة للسكرتير، هذا نشاط احترافي.

تؤدي أمانة المؤسسة الوظيفة الرئيسية التالية: وفقًا لشكل وخصائص العمل، ينقسم تنظيم خدمة العمل المكتبي للمؤسسة إلى الأنواع التالية:

• مركزي - جميع الأمناء موجودون في قسم واحد ويقدمون تقاريرهم إلى الكاتب الرئيسي أو السكرتير الأول.
• اللامركزية - يتم توزيع الأمناء والموظفين الذين يؤدون واجباتهم عبر أقسام المنظمة ويقدمون تقاريرهم إلى رؤسائهم المختلفين.
• مختلط - يوجد غالبًا في المؤسسات الكبيرة.

ستعتمد ميزات تدفق المستندات في المؤسسة بشكل مباشر على شكل السكرتارية المعتمدة.

تعليمات العمل المكتبي

بغض النظر عن حجم وشكل الملكية، يجب أن يكون لدى أي منظمة قانون تنظيمي ينظم حركة المستندات. ما هو وكيفية تجميعه؟ هذه القضية لا تقلق الأمناء فحسب، بل المديرين أيضا.

تعليمات العمل المكتبي هي إجراء تنظيمي داخلي للمنظمة، تمت الموافقة عليه بأمر أو توجيه من الإدارة، ذو صلاحية غير محدودة. ويوضح جميع مراحل تمرير الوثيقة، ويقدم قوائم بالمواقف التي يمكن أن تشهد توقيعاتها على صحة الأوراق الرسمية، ويقدم عينات التصميم والنماذج والنماذج.

حفظ السجلات

في المنظمات الصغيرة ذات المستوى المنخفض من تدفق المستندات (أقل من 200 سنويًا)، لا يُطرح سؤال حول ماهية حفظ السجلات. كل شيء يقرره الموظفون أنفسهم أو حتى المدير.

إذا لم تكن واجبات حفظ السجلات مباشرة على الموظف ولم يتم تحديدها في عقد عمله، فيجب إصدار مرسوم بإسناد هذه المهام. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة تفاصيل الواجبات والمسؤوليات والتعويضات الإضافية.

مميزات إدارة سجلات الموظفين

إذا كان لدى المنظمة موظف واحد على الأقل، فسيتم إنشاء وثائق العمل. إن مسألة ما هي إدارة سجلات الموظفين ذات صلة بشكل خاص بالمؤسسات التي لديها عدد صغير من الموظفين.

إدارة سجلات الموظفين هي ضمان حركة وثائق محددة تتعلق بأنشطة عمل موظفي المؤسسة. عادة، يتم تنفيذ هذه الواجبات من قبل موظفي وحدة خاصة - قسم شؤون الموظفين. وتشمل وظائفهم استلام ومعالجة وتخزين وثائق الموظفين. بما في ذلك معالجة البيانات الشخصية السرية.

عادةً ما يتم تنفيذ تدفق مستندات الموظفين بشكل منفصل عن المستند العام وفقًا لقواعد السرية وميزات التخزين.

تحسين العمل المكتبي

على الرغم من التطور السريع للتقنيات الرقمية، تجد العديد من المؤسسات صعوبة في تحسين تدفق المستندات. استمروا في إجراء المراسلات الورقية بالطريقة القديمة والاحتفاظ بسجلات منتظمة.

ويرجع ذلك إلى عاملين:

• مقاومة الابتكارات من قبل موظفي المؤسسة؛
• نقص التمويل.

يجب أن يتذكر المديرون أن تحسين تدفق المستندات باستثمارات كبيرة يعطي تأثيرًا اقتصاديًا ملحوظًا.

يتم استخدام أساسيات العمل المكتبي عند تنظيم كيان قانوني من أي نوع. إنها عملية كثيفة العمالة إلى حد ما يشارك فيها جميع موظفي جهاز الإدارة على الإطلاق. بعد كل شيء، قسم واحد هو المسؤول عن ملء ومعالجة الوثائق، والآخر هو المسؤول عن حركة هذه الوثائق في الوقت المناسب من خلال السلطات، وبالنسبة للإدارات الثالثة هذه المعلومات هي دليل مرئي في العمل الروتيني.

أساسيات العمل المكتبي لها أساس تشريعي، وعلى هذا الأساس يمكننا أن نفرد نظامًا موحدًا للعمل المكتبي للدولة، والذي يعكس بوضوح القواعد والتوصيات والمبادئ التوجيهية الأساسية. علاوة على ذلك، يتم التحكم في كامل المسار الذي تتخذه الوثيقة من لحظة إنشائها وحتى تسليمها إلى الأرشيف. ربما يعرف كل شخص عامل شيئًا مثل معيار الدولة من نوع أو آخر. وتعتبر هذه المعايير مثالاً واضحًا على الأحكام الرئيسية للنظام.

بالطبع، قبل إنشاء نظام موحد، كان على المتخصصين القيام بعمل شاق لدراسة أهم مبادئ العمل مع الأوراق. لفترة طويلة تمت دراسة أساسيات العمل المكتبي، مقسمة إلى مراحل التسجيل، والتنقل بين الأقسام، والتقديم، والإيداع في الأرشيف. ونتيجة لمعالجة المعلومات الواردة، كان من الممكن تحديد الاتجاهات العامة المقابلة للأنشطة الإنتاجية للمؤسسات بأي شكل تنظيمي وقانوني.

تهدف أساسيات العمل المكتبي إلى توحيد نظام ملء المستندات المماثلة لضمان إمكانية مقارنة البيانات داخل الدولة الواحدة وحتى على المستوى الدولي. بالإضافة إلى ذلك، فإن التوحيد والتوحيد يوفران الوقت لمستخدمي التقارير، حيث إنهما يسرعان عملية التعرف على الوثيقة. على سبيل المثال، سيكون النموذج، أي مستند يحتوي على تفاصيل مطبوعة مسبقًا عليه. ويمكن تطويرها واستخدامها داخل مؤسسة فردية، على المستوى الوطني، أو أن تكون ذات طبيعة دولية. علاوة على ذلك، تجدر الإشارة إلى أن النموذج ليس فقط وثيقة عمل مريحة تسهل أنشطة الإنتاج، ولكنها تعكس أيضا سمعة الشركة ودرجة مسؤوليتها. قبل تقديمه إلى السوق الشامل، يجب عليك التحقق بعناية من كتابة كل التفاصيل وصحة التصميم العام.

تشير أساسيات تدفق المستندات إلى ضرورة تسجيل كل مستند يمر عبر منطقة معينة أثناء أنشطة الإنتاج. تكمن كفاءة المتخصص في التوزيع السريع لجميع الوثائق، وتسجيلها في الوقت المناسب، فضلاً عن التجميع العقلاني للمعلومات وفقًا للمخطط المطور.

تقام حاليًا العديد من الندوات التي تكشف عن التقنيات والأسرار الرئيسية لهذا النشاط. تحظى أساسيات إدارة سجلات الموظفين بشعبية خاصة، حيث يتميز مجال محاسبة الموظفين والمتقدمين لشغل الوظائف بكمية كبيرة من المستندات. في هذا الجانب، يقوم المتخصصون بعمل واسع النطاق للتنبؤ بعدد الوظائف الشاغرة للوظيفة القادمة، مع مراعاة الزيادة في مستوى تأهيل الموظفين، وأحداث الشهادات، وأشياء أخرى. بالإضافة إلى ذلك، فإن جميع الأعمال التحليلية المتعلقة بموظفي المؤسسة هي أيضًا عنصر من عناصر إدارة سجلات الموظفين.

يجب على موظفي قسم محاسبة الموظفين تجميع المواد الموجودة سنويًا واستكمالها وتوضيحها. وفي الوقت نفسه، من الضروري التأكد من امتثال الوثائق للمعايير القانونية الحالية. يُطلب من المتخصصين إرسال الوثائق القديمة إلى الأرشيف في الوقت المناسب، حيث سيتم تخزينها لفترة محددة، عادةً ما لا تقل عن خمس سنوات. ومن أهم مهام هذا القسم تجميع الاستبيانات المتخصصة المستخدمة وكذلك إعداد قائمة الأسئلة للمساعدة أثناء المقابلة.

نجاح أي مؤسسة يكمن في تنظيمها المختص. يحتاج كل من الإدارة والموظفين الآخرين إلى معرفة ما هو العمل المكتبي. ما هي مميزاتها وما هي الوثائق التي تعتبر مهمة في أنشطة المنظمة؟

مفهوم

ما هو العمل المكتبي؟ أي شركة، بغض النظر عن شكل ملكيتها، تعمل على أساس الأوراق المالية المختلفة. إنها أوامر ورسائل وبروتوكولات. يتم تصنيفها على أنها وثائق تنظيمية وإدارية. العمل المكتبي هو عمل إنشاء الأوراق، والذي يتم تنفيذه وفقًا للمعايير المقبولة عمومًا.

عادة، لدى الشركات موظفين خاصين يعملون في هذا المجال لهذا الغرض. في المنظمات الصغيرة، يمكن لأي موظف أن يتولى مهام السكرتير. إذا قمت بفك جوهر المفهوم (ما هو العمل المكتبي)، فسيكون أصل المصطلح واضحا. هذا هو الحفاظ على المعلومات الرسمية على وسيلة ملموسة.

في هذه العملية، يتم إنشاء وثيقة تنظيمية وإدارية، بفضلها تكون الإجراءات الإضافية واضحة. نشأت كلمة "العمل المكتبي" منذ فترة طويلة، ولكن فقط من منتصف القرن العشرين أصبحت رسمية.

الأساسيات

هناك أساسيات العمل المكتبي وإدارة المستندات للمبتدئين. بفضلهم، سوف تكون قادرًا على تعلم كيفية تنظيم الكيان القانوني بجميع أنواعه. هذه عملية معقدة يشارك فيها جميع موظفي الإدارة. في أحد الأقسام يقومون بملء الأوراق وتحريرها، وفي قسم آخر يراقبون حركتهم.

يوجد الآن نظام حكومي موحد للعمل المكتبي، والذي يحدد جميع معايير إدارة هذا المجال. من المهم التحكم في جميع المراحل التي يجب أن تمر بها المستندات. يتم أيضًا استخدام معيار الدولة الذي يحدد قواعد إجراء هذا العمل.

أساسيات العمل المكتبي وإدارة المستندات للمبتدئين ضرورية لتوحيد تعبئة الأوراق. وهذا مطلوب لضمان إمكانية مقارنة المعلومات في بلد واحد وفي المجال الدولي. بفضل التوحيد والتوحيد، لن تضطر إلى قضاء الكثير من الوقت في التقارير، حيث سيتم تبسيط إجراءات التعرف على الأوراق. مثال على ذلك هو نموذج مع التفاصيل. تم تطويرها لمؤسسة واحدة أو دولة واحدة أو لعدة دول. تشير النماذج إلى مسؤولية الشركة. قبل الطباعة بكميات كبيرة، تحتاج إلى التحقق من صحة البيانات.

يتضمن تدفق المستندات التسجيل الإلزامي للأوراق المطلوبة في أنشطة الإنتاج. يرتبط معرفة القراءة والكتابة لدى الموظفين بالتوزيع الصحيح للمستندات وتسجيلها وتجميعها. وتقام الآن ندوات مختلفة يتحدثون فيها عن تقنيات وأسرار هذه المهنة. المجال الشائع هو إدارة سجلات الموظفين، حيث أن هذا المجال يتضمن العمل مع الكثير من المستندات.

وهذا المجال يتطلب متخصصين أكفاء. وبالإضافة إلى التعليم الأساسي، يجب عليهم تحسين مهاراتهم بانتظام والحصول على الشهادات. يحتاج الموظفون أيضًا إلى العمل مع المجال التحليلي. يقوم الموظفون بإنشاء ملفات شخصية خاصة بهم، واستكمال المعلومات وتوضيحها.

وتتمثل مهمتهم المهمة في مراقبة امتثال الوثائق للمعايير القانونية. يجب على المتخصصين إرسال المستندات القديمة على الفور إلى الأرشيف، حيث يتم تخزينها للفترة المطلوبة، عادة ما لا تقل عن 5 سنوات. تشمل المسؤوليات ملء الاستبيانات المستخدمة للتوظيف، وإعداد الأسئلة اللازمة لتنظيم المقابلة.

العمل المكتبي وتدفق المستندات

في أي مؤسسة، يمكنك سماع كلمات مثل "الأعمال الورقية" و"تدفق المستندات". ما هو؟ يتم تنفيذ هذا العمل من قبل الأمناء والمحفوظات وموظفي قسم شؤون الموظفين. حفظ السجلات هو تسجيل المعلومات وإنتاج المستندات الورقية والإلكترونية.

يتطور تدفق المستندات عليه. يشير هذا المفهوم إلى حركة الأمر، وهو رسالة من إنشائه إلى تنفيذه. قد تتم أرشفة الأوراق أو إتلافها. اعتمادا على مكان إنشائها، يمكن أن يكون تدفق المستندات خارجيا وداخليا. يحدد المصدر مسار الأمر والتعليمات والحرف.

مراحل

يعتمد إجراء العمل المكتبي وتدفق المستندات على قواعده الخاصة. ويجب الالتزام بها حتى تكون أنشطة الشركة قانونية. يتم تنفيذ تدفق المستندات الداخلية بناءً على المراحل التالية:

• تنفيذ مشروع الوثيقة.
• تنسيق.
• توقيع المشروع .
• تعيين التاريخ والرقم.
• التسجيل والتنفيذ.
• توفير المعلومات لفناني الأداء والسيطرة عليها.
• الالتزام بالتعليمات.
• التسجيل والتخزين.
• التدمير أو النقل إلى الأرشيف.

مراحل تدفق المستندات الخارجية هي نفسها تقريبًا، ولكنها مختلفة قليلاً. يتم نقل الأوراق إلى المنظمة من الخارج. يتم إصدارها من قبل الشركات المنبع والمصب والفروع والسلطات والمحاكم والمواطنين. ويجب أن يتم تسجيلهم، مما يؤكد سيطرتهم. ثم يتبع التعرف عليهم والتنفيذ. إذا لزم الأمر، يتم إنشاء استجابة. وفي النهاية، يتم إرسال الورقة إلى الأرشيف أو إتلافها.

أنواع

هناك أنواع أخرى من تدفق المستندات:

• تصاعدي - من العمال إلى الإدارة.
• تنازلي - من المديرين إلى الموظفين.
• أفقي - بمواقف متساوية.

يتم تسجيل حركة الأوراق في مجلات خاصة. يمكن إصدارها بأشكال مختلفة، ولكن الأكثر شيوعًا الآن هو إدارة المستندات الإلكترونية.

الإجراءات القضائية

ما هي إجراءات المحكمة؟ تقدم قضية المحكمة قائمة مختلفة من الوثائق والأدلة المادية. ويضمن تخزينها وحركتها بشكل صحيح أن نظام إنفاذ القانون يعمل وفقًا للقانون.

إن الأعمال الورقية القضائية، مقارنة بالعمل التنظيمي، ليست طوعية على الإطلاق. يتم إجراؤها من قبل أشخاص مرخص لهم، ويتم مراقبة عملهم. كما أن لها مراحل منها تدمير الأوراق.

وظيفة سكرتيرة

العديد من الموظفين لا يدركون أساسيات العمل المكتبي وتدفق المستندات. لكن بالنسبة للسكرتير فهذه واجبات مهنية. يقوم هؤلاء العمال بالأنشطة الرئيسية لدعم المستندات للإدارة.

من حيث الشكل والتشغيل، يمكن للمؤسسة أن تكون:

• مركزي - يوجد الأمناء في قسم واحد ويقدمون تقاريرهم إلى أحد كبار المتخصصين.
• اللامركزية - يتم توزيع الموظفين عبر أقسام الشركة، وبالتالي فهم يقدمون تقاريرهم إلى رؤسائهم.
• مختلط.

يتم تحديد مبادئ تدفق المستندات في المؤسسة من خلال شكل الأمانة. هؤلاء العمال مسؤولون عن الأعمال الورقية.

تعليمات

تنص أساسيات إدارة المكاتب على أن كل مؤسسة يجب أن يكون لديها قانون تنظيمي ينظم حركة الوثائق. تعليمات إدارة المكاتب هي إجراء تنظيمي داخلي للمؤسسة بناءً على أمر من الإدارة.

الورقة لها صلاحية غير محددة. يشير إلى أصل الوثيقة ويقدم قوائم بالمواقف التي تكون توقيعاتها رسمية. تتضمن التعليمات عينات التصميم والنماذج والنماذج.

حفظ السجلات

تسمح أساسيات العمل المكتبي وتدفق المستندات في المؤسسة بتنفيذ هذا النشاط بشكل صحيح. في الشركات الصغيرة، عادة ما يتم تنفيذ هذا العمل من قبل الموظفين أو المدير. إذا كانت هذه المسؤولية لا تعتبر مباشرة للموظف ولم يتم تحديدها في عقد العمل، فيجب إصدار أمر بإضافة هذه الوظائف. يجب أن تصف الوثيقة الواجبات والمسؤوليات والتعويضات.

مبادئ إدارة سجلات الموظفين

إذا كان لدى المؤسسة موظف واحد على الأقل، فمن الضروري إنشاء وثائق التوظيف. تشير إدارة سجلات الموظفين إلى ضمان حركة الأوراق الرسمية المتعلقة بأنشطة الأشخاص. يتم تنفيذ المسؤوليات من قبل موظفي قسم شؤون الموظفين. وهم يتلقون الأوراق ويعالجونها ويخزنونها.

وتتمثل مسؤوليتهم في معالجة المعلومات الشخصية التي تعتبر حساسة. في تدفق مستندات الموظفين، تعد السرية والامتثال لقواعد تخزين الأوراق أمرًا مهمًا. تتيح لك أساسيات إدارة المكاتب إعداد عمل موظفي الشركة بشكل فعال.

على الرغم من أن التقنيات الرقمية تتطور الآن بنشاط، إلا أن معظم المؤسسات لا تستخدم عمليًا تحسين تدفق المستندات. وهذا ينطوي على استخدام المراسلات الورقية وحفظ المجلات العادية. والسبب في ذلك هو الإحجام عن الابتكار ونقص المال. لكن يجب على الإدارة أن تأخذ في الاعتبار أن التحسين من خلال الاستثمارات الصغيرة يمكن أن يحقق فوائد اقتصادية كبيرة.

الآن أنت تعرف أساسيات العمل المكتبي. نأمل أن تكون المعلومات المقدمة مفيدة لك.

1. مقدمة لعملية القضية

1. وثيقة في نظام الإدارة.

2. المفاهيم الأساسية للعمل المكتبي وتدفق المستندات.

3. تاريخ تطور العمل المكتبي في روسيا.

1.1. وثيقة في نظام الإدارة

الطريقة الرئيسية لتسجيل ونقل المعلومات الإدارية وغيرها من المعلومات في نظام الإدارة هي الوثيقة، ونوعية القرارات المتخذة، وبالتالي النتيجة الإجمالية لأنشطة أي مؤسسة بالمعنى الأوسع للكلمة تعتمد إلى حد كبير على مدى فعالية يتم تنظيم الوثائق. يعتمد دعم التوثيق الصحيح للعمل في المؤسسة على الإطار التنظيمي والمنهجي المناسب - مجموعة من الوثائق القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والتعليمية والمنهجية. يتم تطوير الوثائق التنظيمية والمنهجية المتعلقة بالعمل المكتبي في كل مؤسسة على أساس القوانين التشريعية والتنظيمية ذات الصلة.

في وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية".

و "حماية المعلومات" بتاريخ 20 فبراير 1995 رقم 10.يعد التوثيق 24-FZ (المادة 5) (أي إنشاء المستندات) شرطًا إلزاميًا لإدراج المعلومات في موارد المعلومات. كما تنص على أن التوثيق يتم بالطريقة التي تحددها الجهات الحكومية المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي وتوحيد المستندات ومصفوفاتها. لا يمتد تنظيم الدولة إلى مجال التوثيق فحسب، بل يشمل أيضًا تنظيم العمل مع المستندات.

يتم تنفيذ تنظيم الدولة للعمل المكتبي من قبل خدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا (روسار-خيف)، والتي، وفقًا للوائح صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي (التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 17 مارس) ، 1994 رقم 552) واللوائح المتعلقة بخدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا (تمت الموافقة عليها بقرار من حكومة الاتحاد الروسي) الاتحاد بتاريخ 28 ديسمبر 1998 رقم 1562) توفر التوجيه التنظيمي والمنهجي المشترك بين القطاعات والسيطرة على المنظمة الوثائق في العمل المكتبي للجهات الحكومية الاتحادية، وتنسيق تطوير نظام مكاتب الدولة وأنظمة التوثيق الموحدة.

تقوم لجنة الاتحاد الروسي للتوحيد القياسي والمقاييس وإصدار الشهادات (Gosstandart of Russian) بإدارة الدولة للتوحيد القياسي، بما في ذلك العمل على توحيد وتوحيد الوثائق وأنظمة التوثيق، وتطوير وتنفيذ وصيانة جميع المصنفات الروسية الفنية والاقتصادية والمالية. المعلومات الاجتماعية.

تتولى حكومة الاتحاد الروسي والسلطات التنفيذية الفيدرالية مسؤولية تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية ذات الصلة.

1.2. المفاهيم الأساسية لعملية القضية وتدفق المستندات.

إدارة أي مؤسسةهي عملية معلومات يتم من خلالها تلقي المعلومات ومعالجتها وتطوير القرار وإرسال القرار إلى فناني الأداء الذين يتم التحكم في تصرفاتهم.

في جميع مراحل عملية المعلومات، يتم إنشاء المستندات التي تسجل مجموعة متنوعة من المعلومات.

الوثيقة عبارة عن مجموعة من المعلومات الموجودة على وسيلة ملموسة ولها أساس قانوني.

الرؤساء

		تعليمات
	إدارة
				إدارة
	البروتوكولات,
	الاستنتاجات		عمل مكتبي
				فناني الأداء
		يتحكم	ملاحظات المكتب,

إعداد التقارير

أرز. 1. عمليات معلومات المؤسسة

جزء لا يتجزأ من إدارة أي نظام تنظيمي هو العمل المكتبي.

ظهر مصطلح "الأعمال الورقية" في النصف الثاني من القرن الثامن عشر ولم يكن يعني فقط مجلدًا يحتوي على مستندات، بل يعني أيضًا الإصدار نفسه. حاليًا، يعني هذا المصطلح تنظيم دعم المعلومات لحالة ما، أي. إدارة السجلات.

عمل مكتبي– مجال النشاط المتعلق بعملية إنشاء المستندات وتنظيم العمل معهم.

الغرض من العمل المكتبي– دعم المعلومات لعملية الإدارة

المهام الرئيسية للعمل المكتبي:

 إنشاء الوثائق، أي. إصلاح لهمأي وسيلة؛

 نقل المستندات لتنفيذها لاحقًا أو اتخاذ القرار فيها؛

 تسجيل الوثائق لممارسة الرقابة على تنفيذها؛

 تنظيم وتخزين المستندات والبحث السريع في المستندات

كما هو مطلوب.

أشكال تنظيم العمل المكتبي:

شكل مركزيتتميز بأن جميع عمليات معالجة المستندات تتركز (مركزية) في مركز واحد للمؤسسة بأكملها - مكتب أو إدارة عامة أو سكرتيرة. هذا النموذج نموذجي للمؤسسات الصغيرة.

النموذج اللامركزيينطوي على توزيع العمليات المكتبية بين الأقسام الهيكلية للمؤسسة؛ علاوة على ذلك، يقوم كل منهم بمجموعة متجانسة نسبيًا من العمليات المكتبية. نادرا ما تستخدم.

في شكل مختلط، يتم تنفيذ العمليات مركزيًا (استقبال المستندات وتسجيلها ومراقبتها واستنساخها) ولا مركزيًا (تخزين المستندات وإنشاء الملفات). نموذجي للمؤسسات المتوسطة والكبيرة.

يعتمد مفهوم العمل المكتبي على مفهوم التوثيق.

توثيقهي عملية منظمة لتسجيل المعلومات على الورق أو الوسائط الأخرى التي تضمن صحتها.

أدوات التوثيق- الأدوات التي يستخدمها الإنسان لإنشاء المستندات. وهي مقسمة إلى:

علاجات بسيطة(أقلام الرصاص، أقلام الرصاص)

الوسائل الميكانيكية والكهروميكانيكية (الآلات الكاتبة،

مسجلات الأشرطة، ومعدات الصور والأفلام والفيديو)

الأدوات الآلية (تكنولوجيا الكمبيوتر).

التوثيق يفترض الالتزام بقواعد التسجيل المعمول بها

معلومات خاصة بكل نوع من المستندات. الامتثال لهذه القواعد يعطي القوة القانونية للوثائق التي تم إنشاؤها.

قوة قانونية- ملكية الوثيقة الرسمية التي يمنحها لها التشريع الحالي واختصاص الهيئة التي أصدرتها وإجراءات التنفيذ المعمول بها.

التفاصيل هي عنصر إلزامي لتسجيل المستند (اسم نوع المستند والمرسل إليه والتاريخ والتوقيع).

نموذج الوثيقة- هذه مجموعة من التفاصيل في مستند، تقع بالتسلسل المحدد بواسطة المعيار.

نظام التوثيق– مجموعة من الوثائق المرتبطة حسب المنشأ والغرض والنوع ومجال النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.

يتضمن تنظيم العمل مع المستندات تنظيم تدفق مستندات المؤسسة وتخزين المستندات واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة.

تدفق المستندات في المؤسسة هو عملية نقل المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى الانتهاء من تنفيذها ونقلها إلى الأرشيف.

يتم الترويج للوثيقة:

1. في الفضاء: داخل المؤسسة وخارجها.

2. في الوقت المناسب: من لحظة إنشاء المستند أو استلامه حتى إرساله إلى المرسل إليه أو نقله للتخزين.

تنظيم تدفق المستندات في المؤسسة (انظر الشريحة)

هناك ملامح خارجية وداخلية لتدفق المستندات.

يبدأ المحيط الخارجي بالمستندات الواردة (الخارجية) التي تصل إلى المؤسسة من الخارج. يتم تسجيل المستندات المستلمة من قبل الأمناء ثم إرسالها للتنفيذ. تنتهي الحلقة الخارجية بتسجيل المستندات الصادرة.

إذا تم إنشاء المستند في المنظمة نفسها، إذن الدائرة الداخليةمرور الوثيقة (البدء - التنفيذ - الموافقة - الموافقة)

الانتظار - التسجيل).غالبًا ما تنشأ إصداراته على المحيط الداخلي للمستند (أي أن المستند موجود في إصدارات مختلفة). على سبيل المثال، في مرحلة الموافقة، عندما تظهر تعليقات من أشخاص مختلفين. إحدى المهام المهمة للعمل المكتبي هي تتبع إصدارات المستندات وتجميعها وإدارتها، بالإضافة إلى مراقبة تغييرات المستندات.

1.4. تاريخ تطور العمليات المكتبية في روسيا

حتى القرن العاشر، تم توثيق العلاقات القانونية بشكل رئيسي بين المواطنين. بالفعل في هذا الوقت، كانت هناك ثقافة إعداد ومعالجة الوثائق، مثل وثائق السفر، والوصايا المكتوبة، وما إلى ذلك، وأيضًا في مدرسة خاصة قاموا بتدريب الكتبة وأمناء المحكمة والطابعات (أوصياء الختم) للأمراء و كبار الإقطاعيين، ولكن لم يكن هناك نظام موحد لعمل مكاتب الدولة.

المرحلة 1. أصل نظام إدارة المكاتب (القرنين الحادي عشر إلى الخامس عشر).

فترة الدولة الروسية القديمة هي فترة التكوين التدريجي لتقاليد نظام العمل المكتبي، وتراكم الخبرة في توثيق ومعالجة وتخزين الوثائق، وضمان سلامتها، بما في ذلك الحماية من الوصول غير المصرح به والتزوير.

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. ظهر الكتبة المحترفون: مرتلي مزامير الكنيسة

والكتبة (في القرن الرابع عشر، كان الكتبة جميعهم أشخاصًا يقومون بأعمال مكتبية).

2. تم تجميع أدلة الأعمال الورقية الأصلية - النماذج التي توضح مراحل إعداد الوثيقة - المسودة والتحرير والورق الأبيض.

3. كانت هناك حاجة للحفاظ على سرية المعلومات المهمة، ونتيجة لذلك ظهرت العديد من الدبابيس (التوقيعات)، والأختام، والجسور (التوقيعات الملصقة معًا)، أيعناصر حماية المعلومات من الوصول غير المصرح بهفي مرحلة التخزين والاستخدام.

تعود أولى حالات تزوير المستندات إلى هذا الوقت.

4. تم تطوير إجراء لإلغاء القوة القانونية للوثائق.الأم-

تمت إزالة جميع الأشياء من غرفة تخزين خاصة بواسطة "لارنيك" (حارس صندوق به دو-

الوثائق) وتم إتلافها بحضور شهود. تم إتلاف وثائق مهمة بشكل خاص من قبل لجنة اختارها مجلس المدينة، غالبًا علنًا، وفي جو مهيب. أُعيدت وثائق أقل أهمية إلى المؤلفين أو تم مسحها ببساطة من الرق الذي كتبت عليه، وتم استخدام الأوراق المحذوفة مرة أخرى.

5. تم تخصيص أماكن للتخزين الآمن للوثائق وحفظ السجلات: ساحات الضيوف والأديرة.

تقريبًا حتى نهاية القرن الرابع عشر. في روس المادة الرئيسية للكتابة إلى الخدم هي

الرق الحي (الجلود المعالجة خصيصًا)، يُسمى في المستندات "ميثاق"، وببساطة "لحم العجل" في عامة الناس . أقدم شكل من أشكال ما قبل

تحتوي الوثيقة على ميثاق - ورقة منفصلة من الرق يزيد عرضها قليلاً عن 15 سم

(3.5 بوصة). وكانت الوثائق تكتب بنص متواصل، دون تقسيم إلى كلمات، وتم استخدام النقطة في نهاية الجملة فقط كعلامات ترقيم.

المرحلة 2. طلب الأوراق (القرنين الخامس عشر – السابع عشر).

عادة ما تسمى فترة تشكيل وتطوير عمل مكتب الدولة فترة الطلب,باسم المؤسسات الحكومية الأولى

- طلبات. خلال هذه الفترة، تم إنشاء نظام العمل المكتبي في المؤسسات المركزية والمحلية تدريجيًا، وتم تشكيل كادر من العاملين في المكاتب، وتم إنشاء أشكال ثابتة من الوثائق وطرق إعدادها.

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. وكانت الأعمال المكتبية تتم في الأكواخ الإدارية التي كانت أيضًا مكانًا لاستقبال الزوار (الحضور) والمكتب والفن-

خيف. عادة ما يتم وضع المستندات على الطاولات، على المقاعد، ويتم وضع المستندات القيمة بشكل خاص في الصناديق في نفس الغرف التي يتم فيها تنفيذ العمل الحالي واستقبال الزوار. تحتوي الأوامر على مخزونات من المستندات المخزنة،

أ في القرن السابع عشر تم تجميع ABCs لقوائم جرد المستندات - فهارس خاصة للاستفسار عن المستندات.

2. تم إعداد الوثائق على الورق ولها شكل محدد - عمود(عمود، عمود)، أي. لفافة من الأوراق الضيقة الملتصقة ببعضها البعض.

كانت مكونات العمود تسمى "postavs". الأماكن التي يتم فيها لصق الأوراق معًا حصلت على نفس الاسم. ولم يكن العمود في الواقع مستندًا واحدًا، بل كان يتضمن مجموعة المستندات الكاملة في القضية. تمت كتابة النص الموجود في الأعمدة على جانب واحد فقط، بينما تم استخدام الجزء الخلفي فقط لتدوين الملاحظات والقرارات والعناوين. تم الاحتفاظ بالوثائق ملفوفة في لفافة أو لفافة؛ بالنسبة للمستندات المهمة بشكل خاص، تم عمل حالات خاصة، ولكن في أغلب الأحيان تم تخزينها ببساطة في الصناديق أو الصناديق. كان هذا النوع من المستندات غير مريح لأنه استغرق وقتًا طويلاً لتوسيع العمود وطيه عند البحث عن المعلومات الضرورية. ولم يكن اللصق نفسه قويا بما فيه الكفاية، مما أدى إلى تدهور الوثيقة وتآكلها. جنبا إلى جنب مع الشكل العمودي للوثيقة، ولد نموذج دفتر الملاحظات وبدأ استخدامه في الطلبات. دفتر الملاحظات عبارة عن ورقة مطوية إلى النصف. تم جمع الدفاتر معًا، وربطها حسب الحاجة، وتحويلها إلى كتب.

3. تم منح الوثيقة القوة القانونية من خلال ما يسمى "إسناد" الفكر

كاتب رسمي - توقيع الكاتب، يوضع مقطعًا مقطعًا على الجزء الخلفي من المستند بحيث تغطي حروفه طرفي الأوراق الملصقة.

(لم يوقع القيصر ولا البويار على الوثائق، باستثناء وثائق المعاهدات مع الدول الأجنبية). تضمن طريقة توقيع المستندات هذه حماية المعلومات وتجعل من الصعب تزويرها.

4. يتم تجميع أنواع مختلفة من الوثائق التي تسجل الأنشطة الإدارية للمؤسسات الحكومية: تابع من السلطة العليا

تم إرسالها إلى المواثيق والمراسيم والأحكام، من المؤسسات المحلية تم إرسال الردود على الأوامر، وكان شكل الاستئناف الكتابي للأفراد إلى المؤسسات الحكومية هو الالتماسات.

5. معظم التفاصيل لم يتم تسليط الضوء عليها بعد من النص،أولئك. الاستئناف، الجحيم

6. تم تسجيل كل وثيقة:عند الاستلام، تم ختم التاريخ على الوثيقة وقام الموظف بتدوين ملاحظة "اكتب"، والتي تعني "إجراء استفسارات". في الواقع، هذا يعني بداية القضية.

المرحلة 3. العمل المكتبي الجماعي (القرن الثامن عشر).

كان الاختلاف الرئيسي بين العمل المكتبي الجماعي هو أن تنظيمه ينظمه القانون. فترة الشؤون الجماعية

يرتبط الإنتاج بإصلاحات بيتر الأول. كان هو الذي أنشأ النظام البيروقراطي الروسي، الذي حدد العمل الحديث بالوثائق. يمكن أن يطلق على بيتر الأول بحق لقب "أبو البيروقراطية الروسية".

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. تم نشر القانون التشريعي "اللائحة العامة" الذي تناول بالتفصيل قضايا التوثيق (قواعد تسجيل المستندات،

السيطرة على تنفيذها وإجراءات إعدادها وإصدار الشهادات لها وتخزينها) و

حركة القضايا (تدفق المستندات).حتى أن اللوائح تحدد كيفية ترتيب المكاتب (يجب أن تحتوي على أدراج بأقفال)، وكيفية جلوس الموظفين (اثنان في كل مرة)، وما إلى ذلك. وكان يوم العمل في الكليات يستمر 8 ساعات. تم تنفيذ العمل على مدار السنة، باستثناء ثلاثة أشهر الصيف والعطلات. عن يوم واحد من الغياب عن العمل، تم خصم راتب الموظف الكتابي لمدة شهر، وعن ساعة عدم العمل، تم خصم راتب أسبوع.

2. تم إدخال توقيع رئيس وأعضاء مجلس الإدارة على الوثيقة.

3. تم تحديد إجراءات استخدام الأختام.تطبيق الطباعة

تم بحضور شاهدين.

4. تم استبدال النماذج العمودية من المستندات بدفاتر الملاحظات - 4 أوراق مطوية من المنتصف ومخيطة بخيط. عدة دفاتر ملاحظات مجمعة تشكل كتابًا.

5. ظهرت تفاصيل جديدة في الوثائق: أرقام الدخول والخروج للتسجيل، المرسل إليه، التوقيع، تاريخ الإعداد، نوع الوثيقة، إلخ.

التغيير في العمل المكتبي الحديث.

6. بالنسبة للعديد من الوثائق، تم إنشاء النماذج الرسمية وتم تطوير القواعد الخاصة بموقع التفاصيل على قطعة من الورق.

7. بدأت أنظمة التوثيق المختلفة في التطور:

المالية، حيث المصطلحات "مدين" و"إنشاء-

dit"، "التوازن" العسكرية - التقارير والتقارير والتعليمات والتصرفات؛

التعاقدية الدولية - المذكرات والمذكرات والإرساليات؛

قضائي - الاستجوابات والقسم والشهادة والأحكام؛

إحصائية - تعدادات نصيب الفرد، وتسمى عمليات التدقيق، وتقارير المقاطعات.

المرحلة 4. العمل المكتبي الوزاري (التاسع عشر – أوائل القرن العشرين).

يسمى نظام تدفق المستندات الحالي عمل المكتب التنفيذي. وفي مجال الإدارة ظهرت الوزارات، وحلت محل الجماعية وحدة قيادة الوزراء.

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. تم وضع مبادئ موحدة لحفظ السجلات الصغيرة

أقسام روسيا –من إنشاء المستندات إلى تخزينها في الأرشيف. تم إيلاء اهتمام خاص لترتيب تفاعل الوزارات مع المؤسسات الأخرى والإمبراطور، اعتمادا على التسلسل الهرمي الموجود في ذلك الوقت.

2. تم إدخال نظام متعدد المراحل لتسجيل ومحاسبة الوثائق.تم تسجيل جميع الوثائق المدرجة في الوزارة في مجلة. كان لكل قسم سجل مماثل حيث تم تسجيل المعلومات الأساسية.

3. ظهر نظام للسيطرة على تنفيذ الوثائق.الشهرية الموالية

وتم إجراء تدقيق للحالات في الأقسام الهيكلية، وحفظ السجلات في كشوفات خاصة بعدد المستندات المنفذة وغير المنفذة. وفي نهاية العام تم إعداد بيان عام للوزارة.

4. لقد تغيرت أشكال الوثائق. تم إعداد الوثائق الرسمية على نماذج مع وضع التفاصيل في الزوايا.تفاصيل النموذج تشمل

ديلي: اسم المؤسسة، أسماء الأقسام الهيكلية، التاريخ ورقم التسجيل، عنوان مختصر للنص، رابط للوثيقة المستلمة. منذ أواخر العشرينات من القرن الماضي، بدأ إنتاج النماذج عن طريق الطباعة.

5. ظهرت أنواع جديدة من الوثائق: البرقيات والرسائل الهاتفية.

6. تم نشر مجموعات من نماذج الوثائق -الكتبة.

المرحلة 5. الفترة السوفييتية للعمل في مكاتب الدولة (1917 – 1917)

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. 1917 – 1920 انخفاض مستوى دعم التوثيق للإدارة

leniya (ذهب العمال والجنود والفلاحون الذين لم يحصلوا على تعليم خاص للعمل في المؤسسات السوفيتية المشكلة حديثًا).

2. 1925-1926 تم تشكيل منظمتين كبيرتين: معهد تكنولوجيا الإدارة (ITU) ومكتب الدولة للبناء التنظيمي

(أورجستروي). انخرط الاتحاد الدولي للاتصالات في البحوث النظرية في مجال الإدارة، ونفذتها Orgstroi في الممارسة العملية، وشجعت على إدخال معدات مكتبية جديدة ومعدات مكتبية. تم إنشاء مجلس وزراء التقييس في الاتحاد الدولي للاتصالات،الذي شارك في تطوير معايير الاتحاد الأوروبي للتوثيق (الرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والبروتوكولات) واللوازم المكتبية (الحبر وأشرطة الآلات الكاتبة).

3. في عام 1932، تمت تصفية الاتحاد الدولي للاتصالات وتوقف التحسين المنهجي المركزي لقضايا إدارة الوثائق.منذ هذه اللحظة في تاريخ العمل المكتبي، بدأت فترة طويلة من “الاستقلال”: كل قسمبطريقتي الخاصة العمل المنظم بالوثائق الرسمية.

4. في عام 1963، تمت الموافقة على "القواعد الأساسية لتنظيم الجزء الوثائقي من العمل المكتبي ومحفوظات المؤسسات والمنظمات والشركات في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية".

لا تزال هذه الوثيقة بمثابة دليل لإدارة المكاتب.

5. في عام 1973، تم تطوير نظام إدارة سجلات الدولة الموحد (USSD).

ورقة بيانات الحالة الموحدة عبارة عن مجموعة من القواعد واللوائح والتوصيات مرتبة علميًا لتنظيم والحفاظ على دعم التوثيق للإدارة، بدءًا من لحظة إنشاء المستند حتى تقديمه إلى الأرشيف.

6. في 1970-1980 ظهرت كتلة من معايير GOST لوثائق الإدارة.

7. في الثمانينات. تم تطوير أنظمة التوثيق الموحدة (UDS) لأتمتة معالجة البيانات الموجودة في نماذج المستندات.

تطور العمل المكتبي السوفيتي في 1970-1980. وضع الأساس للعمل المكتبي في الاتحاد الروسي. العديد من الوثائق المعيارية والمنهجية التي تم إنشاؤها خلال هذه الفترة لا تزال سارية حتى اليوم.

1.4. الإطار التنظيمي لإنتاج الأعمال

الإطار التنظيمي للعمل المكتبيهي مجموعة من القوانين والأعراف

الأفعال القانونية التي تنظم تكنولوجيا إنشاء الوثائق ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في عملية أنشطة المنظمة.

يتضمن الإطار التنظيمي للعمل المكتبي العناصر التالية:

 القوانين التشريعية والقانونية للاتحاد الروسي؛

 معايير GOST.

 أنظمة؛

 المصنفات.

 نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة.

التصرفات التشريعية والقانونية في مجال المعلومات والتوثيق:

 قوانين الاتحاد الروسي: القانون المدني للاتحاد الروسي، قانون الاتحاد الروسي "بشأن التقييس"، قانون الاتحاد الروسي "بشأن صندوق الأرشيف والمحفوظات"

 مراسيم وأوامر الرئيس: "بشأن أساسيات سياسة الدولة في مجال المعلوماتية"، "بشأن الموافقة على اللوائح المتعلقة بصندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي"

 المراسيم والأوامر الحكومية: "بشأن تنظيم العمل على توحيد المعايير، وضمان توحيد القياسات، وإصدار الشهادات للمنتجات والخدمات"، "بشأن تحسين دعم المعلومات لسكان الاتحاد الروسي"

 القوانين الفيدرالية للاتحاد الروسي: "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات"، "بشأن المشاركة في التبادل الدولي للمعلومات"، "بشأن الحماية القانونية لبرامج أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية وقواعد البيانات"

 الإجراءات القانونية الصادرة عن السلطات الحكومية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي والتي تنظم قضايا العمل المكتبي.

معايير الدولة (GOSTs) للتوثيق

يتم تنظيم إعداد الوثائق الرسمية بشكل صارم وفقًا للمعايير.

المعيار هو نوع قياسي، وهو عينة يجب أن يفي بها الكائن من حيث خصائصه وخصائصه وصفاته.

يُعرّف قانون الاتحاد الروسي "بشأن التقييس" المؤرخ 10 يونيو 1993 التقييس بأنه نشاط وضع المعايير والقواعد والخصائص. يتم تحديد مجالات توزيع المعايير ومحتواها ونطاق عملها من قبل الهيئات الإدارية للدولة.

اسم
غوست آر 6.30-2003	أنظمة التوثيق الموحدة. موحد
	النظام النهائي للوثائق التنظيمية والإدارية -
	شؤون. متطلبات التوثيق.
	تم اعتماده ودخل حيز التنفيذ بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا
غوست ص 51141-98	حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف
غوست 6.10.1-88	أنظمة التوثيق الموحدة (UDS). أساسي
	أحكام
غوست 6.01.1-87	النظام الموحد للتصنيف والترميز الفني
	المعلومات الاقتصادية. الأحكام الأساسية
غوست 6.10.5-87	أنظمة التوثيق الموحدة (UDS). متطلبات
	أفكار لبناء نموذج العينة
غوست 6.10.4-84	أنظمة التوثيق الموحدة (UDS). إعطاء
	القوة القانونية للوثائق على وسائط الكمبيوتر و
	مخطط الآلة الذي تم إنشاؤه بواسطة أدوات الكمبيوتر
	تكنولوجيا. الأحكام الأساسية
غوست 6.10.3-83	أنظمة التوثيق الموحدة (UDS). سِجِلّ
	المعلومات في شكل تواصلي

وتعتبر المتطلبات التي تحددها المعايير إلزامية لجميع الهيئات الحكومية وكيانات الأعمال. تقوم Gosstandart والسلطات الحكومية الأخرى، ضمن اختصاصاتها، بمراقبة الامتثال لمتطلبات GOST.

أنظمة

1. المعايير الزمنية المشتركة بين القطاعات للعمل على دعم التوثيق للإدارة. تم تطويره من قبل المكتب المركزي لمعايير العمل (CBNT) التابع لوزارة العمل في الاتحاد الروسي في عام 1995 وأوصى بتحديد كثافة العمل وعدد العاملين في الوكالات الحكومية والمؤسسات والمنظمات العامة. انهم يحتوون

 معايير الوقت المستغرق في دعم التوثيق للإدارة (المعالجة والتسجيل ومحاسبة الكميات ومراقبة تنفيذ المستندات والاحتفاظ بملفات البطاقات وما إلى ذلك)

 معايير الوقت المستغرق في العمل الأرشيفي (الفهرسة، إنشاء جهاز مرجعي للأرشيف، إلخ)

2. المعايير الزمنية للعمل على تحسين دعم التوثيق لإدارة الوزارات والإدارات والمؤسسات والمنظمات. تم تطويره في VNIIDAD (عموم روسيامعهد بحوث التوثيق والأرشفة) عام 1992 ويحتوي على معايير زمنية لوضع الخطط والعقود. باستخدامها، يمكنك حساب تكاليف العمالة، وتحليل إنتاجية العمال وحساب عددهم.

3. المعايير الزمنية للعمل على تكنولوجيا الأرشفة الآلية ودعم التوثيق للهيئات الإدارية. تم تطويره من قبل البنك المركزي للعلوم والتكنولوجيا التابع لوزارة العمل في الاتحاد الروسي في عام 1993 ويهدف إلى تحديد الوقت المستغرق في العمل مع وثائق الإدارة في الظروف التقليدية وفي ظروف أتمتة عمليات الإدارة.

تنطبق معايير الوقت على جميع أنواع العمل مع المستندات وتنقسم إلى كتلتين:

 المعايير الزمنية للعمل على دعم التوثيق للإدارة (تطوير الأوصاف الوظيفية، وتسميات شؤون المنظمة، وما إلى ذلك)

 المعايير الزمنية للعمل المنجز في عملية الأتمتة

تكنولوجيا الأرشفة المتقدمة (تجميع التقارير الإحصائية، وإجراء استعلامات البحث، وما إلى ذلك)

المصنفات

للاستخدام في الفرز والبحث ومعالجة المستندات المختلفة لأنظمة المعلومات الآلية، يجب تعيين رموز خاصة للمستند.

المصنف عبارة عن مستند يحتوي على قائمة منتظمة بأسماء الكائنات ورموزها.

1. مصنفات المعلومات حول وثائق الإدارة: OKUD.

2. مصنفات المعلومات حول الهياكل التنظيمية: OKPO.

3. مصنفات المعلومات المتعلقة بالسكان والموظفين: موافق للمهن العمالية ومناصب الموظفين وفئات التعريفات (OKPDTR).

نظام إدارة وثائق الدولة (GSDMOU)

وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي

جامعة موسكو الحكومية للتكنولوجيا والإدارة

قسم الاقتصاد والأعمال والقانون

امتحان

بالانضباط : توثيق الأنشطة الإدارية

موضوع حفظ السجلات هو أساس تكنولوجيا الإدارة

يتم من قبل الطالب 1 دورة

أراكشيفا مارينا أناتوليفنا

كلية: الاقتصاد وريادة الأعمال

متخصص. إدارة المنظمة

الشفرة: 080507

مقدمة 3

1. تقييم الوضع الحالي للعمل المكتبي 3

2. العوامل المؤثرة في تنظيم وتقنية العمل المكتبي في المؤسسات بمختلف مستويات الإدارة 4

3. الجوانب التنظيمية والقانونية والاجتماعية والنفسية للعمل المكتبي 5

4. دعم التوثيق للإدارة. المهام والوظائف الرئيسية للمؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة 11

5. هيكل خدمات التوثيق الإداري ووظائفها 13

6. الاختلافات بين مفهوم "دعم التوثيق للإدارة" (DOU) ومفهوم "العمل المكتبي" 15

7. ربط المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بتكنولوجيا معالجة المستندات الآلية 16

8. التنظيم العلمي للعمل الإداري كعامل في زيادة كفاءة الإدارة والعمل المكتبي 18

9. أنشطة الهيئات الأرشيفية في الدعم التنظيمي والمنهجي لخدمات إدارة السجلات 22

الاستنتاج 23

المراجع 24

مقدمة

في عملك تحتاج إلى حل عدد من المشاكل:

تقييم الوضع الحالي لإدارة السجلات؛

تحديد العوامل المؤثرة في تنظيم وتكنولوجيا العمل المكتبي في المؤسسات على مختلف مستويات الإدارة؛

وصف الجوانب التنظيمية والقانونية والاجتماعية والنفسية للعمل المكتبي؛

إعطاء مفهوم دعم التوثيق للإدارة، وتحديد المهام والوظائف الرئيسية للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة؛

النظر في هيكل خدمات التوثيق الإداري ووظائفها؛

التمييز بين مفهوم "دعم التوثيق للإدارة" (DOU) ومفهوم "العمل المكتبي"؛

تحديد العلاقة بين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتكنولوجيا معالجة المستندات الآلية؛

اعتبار التنظيم العلمي للعمل الإداري عاملاً في زيادة كفاءة العمل الإداري والمكتبي؛

النظر في أنشطة سلطات المحفوظات في الدعم المعياري والمنهجي لخدمات إدارة السجلات.

1. تقييم الوضع الحالي للعمل المكتبي

يتم تحديد حالة العمل المكتبي والثقافة العامة للخدمة للمديرين والمتخصصين إلى حد كبير من خلال جودة عمل مساعد السكرتير، والذي بدوره يعتمد على مستوى تنظيمه. من الناحية العملية، يقوم مساعد السكرتير إما بإجراء العمل الكتابي بالكامل (أو إلى حد كبير) لجهاز الإدارة أو وحدة هيكلية كبيرة ككل، أثناء أداء وظائف سكرتير المدير، أو يؤدي فقط وظائف سكرتير المدير. سكرتير. النوع الأول من نشاط السكرتارية المرجعية هو السائد. يتميز عمل مساعد السكرتير باتساع وتنوع المهام والعمليات التي يتم تنفيذها. أولاً، يتطلب عمل السكرتارية القدرة على التحول بسرعة من نوع عمل إلى آخر: تسجيل المستندات، والمحادثات الهاتفية، والكتابة، والعمل مع الفاكس، واستقبال الزوار، وما إلى ذلك. ثانيا، يتواصل مساعد السكرتير مع دائرة كبيرة نسبيا من الناس خلال يوم العمل. ثالثا، يجب على السكرتير المساعد، بالإضافة إلى تعليمات المشرف المباشر، نظرا لطبيعة نشاطه، أن ينفذ في كثير من الأحيان تعليمات من أشخاص آخرين. يخلق هذا الوضع صعوبات إضافية في عمل مساعد السكرتير، وبالتالي يجب تحديد واجباته وحقوقه بشكل صارم بشكل خاص والمنصوص عليها في الوصف الوظيفي.

لقد غيرت تكنولوجيا المعلومات العمل المكتبي الحديث بشكل جذري، وظهرت نوعية ومتطلبات جديدة له. لا توجد حتى الآن متطلبات وطنية لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية المستخدمة حتى في الجهات الحكومية، ولا توجد قواعد موحدة لتنظيم العمل المكتبي في المكاتب الإدارية. ومن الأمثلة الصارخة على ذلك العدد الهائل من المصطلحات في أسماء خدمات إدارة التوثيق في الجهات الحكومية: إدارة دعم التوثيق، الإدارة العامة، المكتب، وغيرها. لكن جهاز الدولة هو آلية واحدة لحكم الدولة من القاعدة إلى القمة. بالإضافة إلى ذلك، هناك حوالي 70 مصنعًا لمنتجات برامج التشغيل الآلي للمكاتب التي تعمل وفقًا لقواعدها الخاصة. ولكن لا يوجد تقييم لجودة مثل هذا المنتج. ولذلك، هناك حاجة طال انتظارها لإنشاء معيار وطني لأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب، على الأقل للأنظمة المستخدمة في الجهات الحكومية.

2. العوامل المؤثرة في تنظيم وتكنولوجيا العمل المكتبي في المؤسسات على مختلف مستويات الإدارة

يجب أن تتم العلاقات بين المنظمات والمؤسسات ووثائق الأعمال على جميع المستويات وفقًا لقواعد موحدة مقبولة بشكل عام. يجب أن يبنى العمل مع المستندات في أي منظمة، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني، على أساس الأسس التشريعية والتنظيمية والمنهجية المتعلقة بقضايا التوثيق والعمل مع الوثائق.

يعد تنظيم العمل بالمستندات مهمة إدارية رئيسية في أي مؤسسة: من مكتب مؤسسة صغيرة إلى إدارة فيدرالية أو شركة كبيرة.

يتم تنظيم أنشطة أي مؤسسة من خلال التشريعات والأوامر والتعليمات الحالية من الإدارة وشروط العقود المبرمة والقواعد المعمول بها لإجراء عمليات معينة (على سبيل المثال، التداول)، وما إلى ذلك. يتم وضع كل هؤلاء "المنظمين" في شكل وثائق - نصوص مسجلة للقوانين والأوامر والعقود. وبناء على ذلك، يمكننا القول أن النشاط بأكمله لأي مؤسسة يكمن في التنفيذ المتسق للوثائق، ونجاح تنفيذها يحدد رفاهية المؤسسة.

يعتمد نجاح تنفيذ المستند إلى حد كبير على ما يلي.
أولاً , يعتمد ذلك على مدى وضوح تقديم المعلومات، بما في ذلك تصميمها وموضعها. على سبيل المثال، إذا كان نص الأمر مكتوبًا بخط صغير، ولم يتم فصل نقاط الأمر عن بعضها البعض، ولم يتم فصل أسماء المنفذين في مجموعة منفصلة، ​​فقد لا يتم إدراك بعض مواقفه ببساطة . ولذلك، هناك عدد من القواعد القياسية لإعداد وتجميع وتنفيذ وإنتاج الوثائق - أو بمعنى آخر، قواعد التوثيق.

ثانيا، من الضروري ضمان تنفيذ الوثيقة في الوقت المناسب، أي. يجب تحقيق مثل هذا التنظيم للعمل حيث سيتم نقل الوثيقة على الفور إلى المقاول (أو من مقاول إلى مقاول)، وبالنسبة للمقاول نفسه سيكون هناك حوافز لتنفيذ الوثيقة في الوقت المحدد. في روسيا لعدة قرون وحتى يومنا هذا، أحد هذه الحوافز هو السيطرة على التنفيذ. علاوة على ذلك، يتم تعيين السيطرة لموظف لا يشارك بشكل مباشر في تنفيذ المستند، علاوة على ذلك، قد لا يكون لديه أي فهم على الإطلاق لمجال المعرفة أو الإنتاج الذي يؤثر على تنفيذ المستند.

3. الجوانب التنظيمية والقانونية والاجتماعية والنفسية للعمل المكتبي

هناك ثلاثة أشكال لتنظيم العمل المكتبي: المركزية واللامركزية والمختلطة.

مع الشكل المركزي لتنظيم العمل المكتبي، تتركز جميع عمليات معالجة المستندات (مركزية) في مركز واحد للمؤسسة بأكملها - مكتب أو إدارة عامة أو سكرتير. يتضمن الشكل اللامركزي توزيع العمليات المكتبية بين الأقسام الهيكلية للمؤسسة؛ علاوة على ذلك، يقوم كل منهم بمجموعة متجانسة نسبيًا من العمليات المكتبية. لا ينبغي الخلط بين الشكل اللامركزي لتنظيم العمل المكتبي، والذي تتم فيه عمليات العمل المكتبي في مختلف الأقسام الهيكلية للمؤسسة، وبين الهيكل التنظيمي لخدمة العمل المكتبي، الذي يضم وحدات متخصصة: البعثات، مكاتب الآلات، المراقبة مجموعات، الخ. في شكل مختلط، يتم تنفيذ العمليات مركزيًا (استقبال المستندات وتسجيلها ومراقبتها واستنساخها) ولا مركزيًا (خدمات المراجع والمعلومات وتخزين المستندات وتكوين الملفات).

يتم اختيار شكل تنظيم العمل المكتبي مع الأخذ في الاعتبار حجم المؤسسة وحجم تدفق المستندات وتكوين الأقسام الهيكلية. في المؤسسات الصغيرة (عندما يتم التوثيق مباشرة في الإدارات)، وكذلك في المؤسسات المتفرقة جغرافيًا (الموجودة، على سبيل المثال، في مناطق مختلفة من مدينة كبيرة)، يتم اختيار نموذج مركزي. تستخدم معظم المؤسسات والمنظمات شكلاً مختلطًا من تنظيم المكاتب.

الشكل الأكثر عقلانية لتنظيم العمليات والعمليات المكتبية الفردية هو المركزية، لأنها تسمح بما يلي:

· خفض تكلفة العمليات المكتبية.

• تحسين تنظيم عمل موظفي المكاتب، وعلى وجه الخصوص، إدخال توحيده؛
• ضمان التخصص وقابلية التبادل بين العمال؛
• استخدام الوسائل التقنية التقدمية والإنتاجية؛
• ضمان وحدة القيادة التنظيمية والمنهجية.

في الظروف الحديثة، من الممكن مركزية خدمات العمل المكتبية بالكامل فقط في المؤسسات الصغيرة نسبيًا. في المؤسسات الكبيرة، ينبغي للمرء أن يسعى جاهداً لتحقيق مركزية مناسبة لوظائف العمل المكتبي الفردي، مثل استلام وإرسال المستندات، وتسجيل ومراقبة تنفيذ المستندات، واختزال المستندات وطباعتها، واستنساخها، والإدارة المنهجية للعمل المكتبي.

في المؤسسات الصغيرة التي لا يوجد بها أقسام عامة أو أقسام عمل مكتبية، يتم تنفيذ خدمات العمل المكتبي من قبل السكرتير المساعد للرئيس.

إذا كان لدى منظمة أو مؤسسة حجم كبير من الوثائق، يتم إدخال وحدة هيكلية مسؤولة عن العمل المكتبي: مكتب، إدارة عامة، إدارة عمل مكتبية، إلخ. تنعكس أنشطة هذه الوحدة الهيكلية في لائحة تم تطويرها خصيصًا.

من أجل تنظيم عملية العمل المكتبي، وتحديد أساليب وأساليب إنشاء ومعالجة المستندات في المنظمة، تقوم أقسام العمل المكتبي بوضع تعليمات للعمل المكتبي، والتي يتم وضعها بأمر من رئيس المؤسسة.

تقسيم المهام بين أقسام إدارة المكاتب وفناني الأداء:

أساس تنظيم عمل موظفي المكتب هو التقسيم العميق والواضح للوظائف بين الإدارات وفناني الأداء. وينعكس ذلك في الوثائق التنظيمية - اللوائح المتعلقة بالإدارات الكتابية والوصف الوظيفي لموظفيها.

يتم وضع اللوائح الخاصة بقسم إدارة المكاتب من قبل رئيس القسم واعتمادها من قبل رئيس المؤسسة. يتم وضع اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية للقسم من قبل رئيس هذه الوحدة مع رئيس القسم، ويتم اعتمادها من قبل رئيس القسم أو مدير الأعمال أو رئيس وحدة أخرى تشمل قسم إدارة المكاتب .

تشمل اللائحة التنفيذية للدائرة أو تقسيمها الهيكلي الأقسام التالية:

· الأحكام العامة؛

· الوظائف والمهام الرئيسية.

· واجبات وحقوق ومسؤوليات المدير (تحدث هذه النقطة إذا لم يتم تطوير الوصف الوظيفي للمدير)؛

· تنظيم العمل؛

· إدارة القسم .

ويجب أن تحتوي اللائحة على صياغة واضحة لا تسمح بالخلاف حول مسألة من يفعل ماذا، ومن يتبع من، وما إلى ذلك. يجب الاتفاق على البنود التي تحدد علاقة قسم إدارة المكاتب مع الأقسام الأخرى مع هذه الأقسام.

عند وضع اللوائح الخاصة بقسم إدارة المكاتب، يتم استخدام اللائحة القياسية. ويتم استكماله (تخفيضه إذا لزم الأمر) وتعديله وفقًا لظروف التشغيل المحددة لجهاز الإدارة المعين وخدمته الكتابية.

يتم وضع وصف وظيفي لكل موظف في قسم إدارة المكاتب، والذي يحدد الوضع التنظيمي والقانوني للموظف في الوحدة الهيكلية ويوفر شروط عمله الفعال.

تتكون التعليمات من الأقسام التالية:

جزء مشترك. تم تحديد المهام الرئيسية للموظف (على سبيل المثال، المهمة الرئيسية للكاتب هي تسجيل المستندات)، وإجراءات شغل المنصب (أي من يعين هذا الموظف ويقيله)، والمتطلبات المهنية للموظف (مستوى التعليم، الخبرة العملية، يجب أن تعرف...، يجب أن تكون قادرًا على...)، الشخص الذي يتبعه الموظف بشكل مباشر، المستندات والمواد الأساسية التي يجب على الموظف اتباعها في أنشطته.

وظائف الموظف. الموضوع أو مجال العمل المخصص للموظف، يتم تحديد قائمة أنواع العمل التي تشكل أداء الوظائف المعينة (على سبيل المثال، قد يتكون تسجيل المستندات من عمل مثل ملء البطاقات، والحفاظ على خزانة الملفات، وإصدار الشهادات عن طريق الهاتف، وما إلى ذلك).

مسؤوليات الموظف. تمت الإشارة إلى المسؤوليات المتعلقة بإعداد المستندات واستلام المعلومات ومعالجتها وإصدارها، مما يتطلب الاستخدام الإلزامي لأشكال وأساليب عمل معينة (على سبيل المثال، المراقبة الدورية لتشكيل الحالات في الأقسام الهيكلية، وإجراء الإحاطات الإعلامية، وما إلى ذلك) ، التي تتطلب الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ إجراءات محددة، والتي تحدد ترتيب تنفيذ الأوامر، والمعايير الأخلاقية التي يجب مراعاتها في الفريق. في بعض الأحيان يصف هذا القسم عناصر تكنولوجيا العمل الذي يتم تنفيذه.

حقوق الموظف. يتم تحديد حقوق الموظف في تنفيذ المهام الموكلة إليه.

العلاقات (الاتصالات حسب المنصب). يتم الإشارة إلى الأقسام والموظفين الذين يتلقى المقاول منهم والذين ينقل إليهم المعلومات، وتوقيت الإرسال، ومن يشارك في تنفيذ مستندات معينة، والذين يتم الاتفاق معهم، وما إلى ذلك.

تقييم الأداء. تم إدراج معايير تسمح بتقييم مدى قيام الموظف بوظائفه ومسؤولياته وممارسة حقوقه وما إلى ذلك. المعايير الرئيسية هي جودة العمل وتوقيت إنجازه.

يتم توقيع الوصف الوظيفي من قبل رئيس قسم إدارة السجلات واعتماده من الرئيس أو النائب المشرف على قسم إدارة السجلات.

الجانب النفسي للعمل المكتبي:

يمكن أن يكون نظام إدارة المكاتب الآلي بمثابة حاجز نفسي لمدير المدرسة القديمة في أي مؤسسة، لأنه من الأسهل عليهم العمل مباشرة مع الأشخاص باستخدام الأساليب المعتادة: تسمى "على السجادة"، "أعطاهم" مضخة"، رأيت الخوف في عيون مرؤوسك - وتوصلت إلى نتيجة مفادها أنك تهدر مقعدك. بالإضافة إلى ذلك، تكتشف الإدارة في كثير من الأحيان أن المزايا التي وعد بها الخبراء الغربيون قد اختفت في مكان ما. على الرغم من أن حل هذه المشكلة بسيط - فقد تم اقتراح تطبيق ASD على مكاتب جميع المديرين التنفيذيين والمديرين، وقد وفر العميل المال: فقد قام بتزويد النظام فقط لموظفي الأقسام الهيكلية. ونتيجة لذلك، يتم العمل بسرعة ودقة بين الأقسام، وداخلها كل شيء كما كان من قبل.

غالبًا ما يشعر فناني الأداء أنه مع تقديم خدمة إدارة المستندات، ظهر رئيس آخر يقف خلفهم باستمرار. في الواقع، الآن، إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك معرفة: من يفعل ماذا ومتى وكم.

الجانب القانوني للعمل المكتبي:

هناك وثائق تنظيمية تنظم تنظيم دعم التوثيق لإدارة المؤسسات:

دستور الاتحاد الروسي

القانون المدني للاتحاد الروسي (الجزءان 1 و 2)

القانون الاتحادي الصادر في 28 أغسطس 1995 رقم 154-FZ "بشأن المبادئ العامة للحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي"

القانون الدستوري الاتحادي للاتحاد الروسي بتاريخ 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FKZ "حول شعار الدولة للاتحاد الروسي"

القانون الاتحادي الصادر في 25 يناير 1995 "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات". ينظم هذا القانون العلاقات الناشئة في تكوين واستخدام موارد المعلومات على أساس إنشاء المعلومات الموثقة وجمعها ومعالجتها وتراكمها وتخزينها والبحث عنها وتوزيعها وتوفيرها للمستهلك؛ إنشاء واستخدام تكنولوجيات المعلومات ووسائل دعمها؛ حماية المعلومات وحقوق الأشخاص المشاركين في عمليات المعلومات والمعلوماتية. يحتوي القانون على تعريفات تتعلق بالمعلومات وتوثيقها - القانون الاتحادي للاتحاد الروسي بتاريخ 10 يناير 2002 "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني". الغرض من هذا القانون هو توفير الشروط القانونية لاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستندات الإلكترونية، والتي بموجبها يتم الاعتراف بالتوقيع الرقمي الإلكتروني في مستند إلكتروني على أنه معادل للتوقيع المكتوب بخط اليد في مستند ورقي. يحدد هذا القانون شروط استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني ومميزات استخدامه.

القانون الاتحادي الصادر في 2 مايو 2006 رقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي"

مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 2 مايو 1996 رقم 638 "بشأن إجراءات إعداد مشاريع المراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي بشأن اعتماد قرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي"

- "نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة" الذي طورته خدمات الأرشيف. هذه الوثيقة عبارة عن مجموعة من المبادئ والقواعد التي تحدد المتطلبات الموحدة لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع المستندات في الهيئات الحكومية. تعد هذه إحدى اللوائح الفيدرالية الأساسية التي تحتوي على مجموعة من المتطلبات والأحكام التي تساهم في تطوير مناهج موحدة ليس فقط لإدارة المستندات التقليدية، ولكن أيضًا لإدارة المستندات الآلية - إدارة المعلومات. تعمل المؤسسة التعليمية الحكومية على تبسيط الهيكل التنظيمي لإدارة دعم التوثيق في المنظمات من خلال حل مشكلات إنشاء خدمات التعليم ما قبل المدرسي القياسية وتنظيم العملية التكنولوجية لإنشاء الوثائق ومعالجتها. تساهم GSDOU في حل عدد من مشكلات أتمتة وإنشاء ومعالجة المستندات وتتضمن لوائح وقواعد ذات نطاق وأهمية وطنية. في الوقت نفسه، نظرًا لكونه نظامًا حكوميًا بشكل أساسي، فإن النظام موجه أيضًا نحو التطبيق في الهياكل غير الحكومية بجميع جوانبه. - "التعليمات القياسية للعمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية"، التي أعدتها لجنة المحفوظات ووافقت عليها يساعد قرار حكومة الاتحاد الروسي الصادر في 31 أكتوبر 2000 رقم 1547-ر على حل مشاكل التوثيق التكنولوجي. يحدد هذا المعيار تكوين التفاصيل وقواعد إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية التي تسجل القرارات المتعلقة بالقضايا الإدارية والتنظيمية. إن التعليمات القياسية، التي تفرض متطلبات توحيد عناصر التوثيق، تسهل إلى حد كبير إنشاء عمليات قياسية وموحدة وموحدة لكل من التوثيق التقليدي والآلي وتخزين ونقل المعلومات الموثقة. - GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف" (تمت الموافقة بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28). يعد هذا المعيار مرحلة مهمة في تحديث القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي والأرشفة وفقًا للتشريعات الفيدرالية والمستوى الحالي لتطور هذه الصناعة. يجب استخدام المصطلحات التي يحددها هذا المعيار في جميع أنواع الوثائق. يتكون الأساس الموضوعي للمعيار من ثلاثة أقسام: "المفاهيم العامة" و"إدارة المكاتب" و"إدارة المحفوظات" - GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة". نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق" (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 رقم 65 ش.) ، والذي دخل حيز التنفيذ في جميع الهيئات الحكومية الفيدرالية والهيئات الحكومية للكيانات المكونة للدولة الاتحاد الروسي (بما في ذلك الكيانات المكونة للاتحاد والتي تعتبر، إلى جانب اللغة الروسية، اللغة الوطنية للدولة)، والهيئات الحكومية المحلية، والمؤسسات والمنظمات وجمعياتها، بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني ونوع النشاط. تتضمن "قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، والتي تشير إلى فترات التخزين" (التي تمت الموافقة عليها من قبل Roarchive بتاريخ 06.10.2000) المستندات التي تم إنشاؤها عند توثيق وظائف الإدارة المماثلة (المشتركة بين الجميع) التي تؤديها المؤسسات والمنظمات والمؤسسات، بغض النظر عن وظائفها ومستوى وحجم نشاطها وأشكال ملكيتها. تخدم القائمة أغراض الحفاظ على وتنظيم وتجديد صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي، وتهدف إلى تحديد فترات تخزين الوثائق، واختيارها للتخزين الدائم أو التدمير. كما ينبغي استخدامه في إعداد تسميات القضايا، وتكوين القضايا، وتطوير مخططات تصنيف المستندات، وإنشاء أنظمة البحث في العمل المكتبي، وتطوير قوائم الأقسام.

القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002)

المصنف الروسي لوثائق الإدارة OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299)

يتم تنظيم الأنشطة اليومية لخدمات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من خلال:

· اللائحة التنظيمية لخدمة المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة

· لائحة التقسيمات الهيكلية (إن وجدت)

· تعليمات للتعليم ما قبل المدرسة

· تعليمات تنظيم أماكن العمل لأفراد الخدمة

· المعايير الزمنية لأداء العمل في المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة

· وثائق التخطيط وإعداد التقارير

· الأوصاف الوظيفية لموظفي الخدمة.

يمكن النظر في الجانب الاجتماعي للعمل المكتبي في إطار تنفيذ القانون الاتحادي الصادر في 2 مايو 2006 رقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي"، والذي ينظم إجراءات المواطنين "النداءات الموجهة إلى هيئات الدولة والحكومات المحلية وإجراءات النظر في طعون المواطنين من قبل هذه الهيئات والمسؤولين. نداء المواطن - اقتراح مكتوب أو بيان أو شكوى يتم إرسالها إلى هيئة حكومية أو هيئة حكومية محلية أو مسؤول، بالإضافة إلى نداء شفهي للمواطن إلى هيئة حكومية أو هيئة حكومية محلية. يجب أن يتضمن الاستئناف المكتوب للمواطن اسمه الأخير واسمه الأول وعائلته والعنوان البريدي الذي سيتم إرسال الرد إليه في غضون 30 يومًا تقويميًا، والتوقيع الشخصي للمواطن وتاريخ الاستئناف. وفي الوقت نفسه، من الثابت أن الطعون الواردة "عبر أنظمة المعلومات العامة" تخضع للنظر فيها على النحو الذي يحدده هذا القانون.

4. دعم التوثيق للإدارة.

المهام والوظائف الرئيسية للمؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة.

يتم دعم التوثيق للإدارة بواسطة خدمة خاصة تعمل كوحدة هيكلية مستقلة. يمكن أن يكون هذا: إدارة الأعمال، الإدارة العامة، المكتب أو السكرتارية. في المنظمات الصغيرة، حيث يكون حجم المستندات التي تتم معالجتها صغيرًا وإنشاء مثل هذه الخدمة غير عملي، يتم تنفيذ جميع الأعمال المتعلقة بدعم التوثيق للإدارة من قبل سكرتير المدير أو موظف مخصص لهذا العمل.

يعد دعم التوثيق للأنشطة الإدارية للمنظمة أهم وظيفة خدمية للإدارة، حيث يحدد التنظيم العقلاني سرعة وجودة اتخاذ القرارات الإدارية وكفاءة المنظمة ككل.
يعتمد اختيار الشكل التنظيمي للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على قرار الإدارة والمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة نفسها. إن تنظيم الشكل المختار للعمل مع المستندات منصوص عليه في تعليمات العمل المكتبي.
في الظروف الحديثة، عندما يعتمد العمل مع التوثيق الإداري في العديد من المؤسسات على تكنولوجيا الكمبيوتر، فإن وظائف خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لا تقتصر فقط على تنظيم تدفق مستندات المؤسسة، وتسجيل المستندات ومراقبة تنفيذها. تشارك خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بشكل مباشر في تحديد المهام في تطوير أنظمة المعلومات الآلية للعمل مع المستندات، في ضمان الوصول إلى المعلومات وحماية المعلومات، في تحسين العمل مع المستندات.

وبالتالي، فإن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تحل مجموعة المشاكل الرئيسية:
1) ضمان توثيق أنشطة الإدارة؛
2) تنظيم العمل مع الوثائق في المؤسسة؛

3) تحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق.
تحدد المهام التي تواجه خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة وظائفها.
1. يمكن حل مهام ضمان توثيق أنشطة الإدارة من خلال أداء الوظائف التالية:
- تطوير وتصميم النماذج، وضمان إنتاجها؛
- ضمان إنتاج الوثائق والنسخ والنسخ؛
- مراقبة جودة إعداد وتنفيذ الوثائق، والامتثال لإجراءات الموافقة المعمول بها وإصدار الشهادات للوثائق.
2. يتم حل مهام تنظيم العمل مع المستندات في المؤسسة من خلال أداء الوظائف التالية:

وضع إجراء موحد لمرور الوثائق (تدفق الوثائق المؤسسية)؛

إعادة توجيه معالجة المستندات الواردة والصادرة؛

تسجيل ومحاسبة الوثائق الواردة والصادرة والداخلية؛

السيطرة على تنفيذ الوثائق؛

تنظيم الوثائق، وضمان تخزينها واستخدامها؛

تنظيم العمل مع نداءات المواطنين؛

ضمان أمن المعلومات.

3. تشمل مهام تحسين أشكال وأساليب العمل مع المستندات أداء الوظائف التالية:

تطوير ومراجعة الوثائق التنظيمية والتعليمية والمنهجية ولفت انتباه موظفي المنظمة إليها؛

التوجيه المنهجي والرقابة على الامتثال للقواعد المعمول بها للعمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية للمنظمة؛

تحسين مؤهلات موظفي المنظمة والتشاور معهم بشأن قضايا العمل مع الوثائق؛

تبسيط وثائق المنظمة، والقيام بأعمال توحيد الوثائق، وتطوير الجدول الزمني وألبوم نماذج الوثائق المستخدمة في أنشطة المنظمة؛

تطوير وتنفيذ أشكال وأساليب جديدة للعمل مع المستندات، وتحسين تدفق المستندات في المنظمة، وزيادة الانضباط التنفيذي؛

تحديد المهام لتطوير وتحسين أنظمة المعلومات وقواعد البيانات الآلية للعمل مع المستندات.

5. هيكل خدمات التوثيق الإداري ووظائفها.

1. إدارة الأعمال.

2. المكتب.

3. الإدارة العامة.

4. سكرتير.

يتم إنشاء إدارة الحالات في الوزارات والإدارات كهيكل يتم من خلاله العمل مع المستندات، وكهيئة لرصد وتنسيق العمل المكتبي في المكتب المركزي للصناعة. كونها في الواقع وحدة هيكلية للمنظمة، فإن إدارة الأعمال، بدورها، تنقسم إلى الوحدات الهيكلية القياسية التالية:

1. السكرتارية وحدة هيكلية أنشئت لخدمة إدارة المنظمة. ويشمل: الاستقبال؛ أمانة الرئيس وأمانات نواب الرؤساء؛ أمانة المجلس؛ مكتب البروتوكول.

تشمل وظائف الأمانة ما يلي: الدراسة الأولية والإعداد لتقرير يقدم إلى رئيس الوثائق المستلمة باسمه؛ إعداد الوثائق الفردية، بتوجيه من مدير المشروع، وتنسيقها مع الأقسام الهيكلية الوظيفية للمنظمة؛ خدمات التنظيم والتوثيق للاجتماعات التي يعقدها المدير، وتوثيق أنشطة هيئات الإدارة الجماعية.

2. قسم ترشيد المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة (عمل التسجيل) هو مركز تحسين المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة مركز منهجي.

وتشمل وظائفها: تطوير وتنفيذ التدابير الرامية إلى تحسين تكنولوجيا إدارة المكاتب؛ تطوير الدعم المعياري والمنهجي للعمل المكتبي (اللوائح والتعليمات والقواعد واللوائح وبطاقات التقارير ذات النماذج الموحدة وما إلى ذلك)؛ تطوير كتب مرجعية للتصنيف (تسميات الحالات، المصنفات، قوائم الوثائق مع فترات التخزين).

3. المكتب والذي ينقسم بدوره إلى: مكتب البعثة، مكتب المراسلات، مكتب محاسبة وتسجيل المستندات، مركز الكمبيوتر لمعالجة واستنساخ نصوص المستندات.

4. قسم الرسائل

5. الأرشيف المركزي

6. التفتيش

يتم إنشاء المكتب، مثل الهيكل التنظيمي الآخر لخدمة التعليم قبل المدرسي، في المؤسسات ومنظمات البحث والتطوير ومؤسسات التعليم العالي. يتضمن هيكل المكتب عادة الأقسام التالية (الأقسام، القطاعات، المجموعات): 1. إكسبيديشن هي منطقة متخصصة تتلقى وترسل الوثائق والمراسلات عن طريق البريد والبريد السريع.
2. قسم المحاسبة وتسجيل المستندات، وتشمل مهامه تسجيل المستندات الواردة والصادرة والداخلية، ومراقبة الامتثال للقواعد المقبولة لتنفيذ المستندات، وإنشاء وصيانة مجموعة مرجعية ومعلومات.
3. تقوم المجموعة الرقابية (الديوان، التفتيش، القسم) بمراقبة توقيت تنفيذ الأوامر الشفهية للمدير، وتحليل انضباط الأداء، وإبلاغ الإدارة بسير تنفيذ المستندات والتعليمات.
4. تتولى مجموعة الرسائل (مناشدات المواطنين) تلقي ودراسة المقترحات والطلبات والشكاوى المقدمة من المواطنين. وظائفها هي كما يلي:
- إعداد الطعون للنظر فيها من قبل الإدارة؛
- مراقبة توقيت إعداد وثائق الاستجابة في الأقسام الهيكلية للمنظمة؛

إخطار مقدمي الطلبات بنتائج النظر في طعونهم؛

تنظيم استقبال المواطنين في الأمور الشخصية من قبل إدارة المنظمة.
5. تقوم مجموعة إعداد المستندات بإعادة طباعة المستندات من المسودات، وقراءة نصوص المستندات وتحريرها، وتسجيل العمل المنجز.
6. عادة ما يتم إنشاء مكتب النسخ في تلك المنظمات التي تتضمن أنشطتها توزيع كميات كبيرة من الوثائق التنظيمية أو الإدارية. وتقتصر مهام المكتب على نسخ المستندات ونسخ نصوص المستندات وإعداد المواد الإعلانية والكتيبات والمطويات.
7. أرشيف المنظمة - يستقبل الحالات المكتملة والمعدة للتخزين من الوحدات الهيكلية، ويقدم لهم المساعدة المنهجية، ويحتفظ بالسجلات ويخزن المستندات، ويراقب الامتثال لقواعد تكوين الملفات وتخزينها واستخدامها في الوحدات الهيكلية، وإعداد الملفات لنقل إلى تخزين الدولة.
الإدارة العامة هي خدمة للعمل مع الوثائق في السلطات التنفيذية والهياكل التنفيذية (مكتب العمدة، المحافظة، البلدية) للحكومة المحلية.

في الأقسام العامة، عادةً ما يتم إنشاء نفس المناطق النموذجية للمكتب، ولكن ترتبط هنا وحدات مثل قسم البروتوكول ومجموعة الرسائل والاستقبال. يتم تفسير وجود هذه الهياكل من خلال تفاصيل النشاط وطبيعة إجراءات الإدارة وإجراءات اتخاذ القرارات وخصائص التوثيق في هذه المؤسسات.

يتم إنشاء مجموعة البروتوكول كجزء من المؤسسات التي لديها هيئة جماعية دائمة في هيكلها. يؤدي الوظائف التالية:

إعداد مشاريع الوثائق التنظيمية والإدارية (التحرير والتنفيذ والإفراج)، والرسائل والشهادات، وتنسيقها مع الأقسام الهيكلية؛

تحليل الوثائق التي أعدتها الأقسام الهيكلية؛

إعداد الآراء حول الوثائق التي تعدها الأقسام الهيكلية؛

تنظيم وإجراء اجتماعات الهيئة الجماعية وتوثيق أنشطتها.

يقوم أمين سر المؤسسة بجميع الأعمال المتعلقة بالوثائق في المؤسسات والمنظمات الصغيرة التي ليس لها هيكل تنظيمي داخلي.

وبالتالي، فإن الوثائق التنظيمية والمنهجية الحالية تنظم الاسم والهيكل التقريبي لخدمة التعليم قبل المدرسي للمؤسسات والمؤسسات والمنظمات الحكومية. أما بالنسبة للهياكل غير الحكومية، فإن القرار بشأن إنشاء الخدمة واسمها وهيكلها الداخلي يتخذ من قبل قيادة المنظمة. في المشاريع المشتركة، يتم حل هذه المشكلة من قبل مجلس الإدارة، في الشركات المساهمة - من خلال المؤتمر التأسيسي، في الهياكل التعاونية - من خلال الاجتماع العام لأعضاء التعاونية.

6. الاختلافات بين مفهوم "دعم التوثيق للإدارة" (DOU) ومفهوم "العمل المكتبي"

تم تحديد مصطلحي "العمل المكتبي" و"دعم التوثيق للإدارة" بواسطة GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة". المصطلحات والتعاريف" كمرادفات تحدد فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية. ولكن إذا نظرنا إلى تاريخ ووقت نشأة هذه المصطلحات، يمكننا أن نجد بعض الاختلافات بينهما.

لذلك، نشأ مصطلح “العمل المكتبي” في روسيا، بحسب قواميس اللغة الروسية، في النصف الثاني من القرن السابع عشر وهو مشتق من عبارة “إجراءات قضية”، وكلمة “قضية” في ذلك الوقت تعني دعوى قضائية أو قضائية. مشكلة إدارية يتم حلها من قبل هيئة الإدارة. وهذا هو، في ذلك الوقت، كان العمل المكتبي يسمى، أولا وقبل كل شيء، النظر في القضايا القضائية والإدارية وحلها، والتي كانت مرتبطة ارتباطا وثيقا بإعداد أوراق العمل والعمل معهم. تدريجيا، خضعت تعريفات المصطلحات للتغييرات. وفي وقت لاحق، بدأ استخدام مصطلح "القضية" بمعنى "مجموعة من المستندات المتعلقة بأي قضية"، وبدأ يطلق على "الأعمال المكتبية" مجموعة الأعمال الكاملة المتعلقة بوثائق الأعمال. حاليًا، معاني هذين المصطلحين - "العمل المكتبي" و"الأعمال" - منصوص عليها في GOST R 51141-98.

دخل مصطلح "دعم المستندات للإدارة" حيز الاستخدام في منتصف السبعينيات تقريبًا، عندما بدأ إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في مجال العمل مع المستندات وظهرت تقنيات المعلومات الجديدة. وكان الغرض من المصطلح الجديد هو عكس استخدام التكنولوجيا الحديثة في عمليات توثيق المعلومات والعمل مع الوثائق. على الرغم من إدخال مصطلح جديد - "دعم التوثيق للإدارة"، فإن المصطلح القديم - "الأعمال الورقية" - لم يتوقف عن استخدامه. الأسباب المحتملة لعدم استبدال المصطلحات:

المصطلح الجديد أقل ملاءمة للاستخدام، لأنه يتكون من عبارة من ثلاث كلمات، واختصاره (DOU) ليس واضحًا تمامًا وليس فريدًا (على سبيل المثال، DOU هي مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة)،

مصطلح "العمل المكتبي" مفهوم للجميع وسهل النطق.

ونتيجة لذلك، ووفقًا لـ GOST R 51141-98، يمكن حاليًا استخدام كلا المصطلحين. لكن مصطلح "دعم التوثيق للإدارة" يؤكد على العنصر المعلوماتي والتكنولوجي في التنظيم الحديث للعمل المكتبي ويستخدم بشكل أفضل عند الحديث عن تقنيات الكمبيوتر للعمل مع المستندات. يستخدم مصطلح "العمل المكتبي" بشكل أساسي لوصف الجانب التنظيمي والأساليب التقليدية للتعامل مع المستندات.

7. العلاقة بين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتكنولوجيا معالجة المستندات الآلية

ترتبط مشكلة الوثيقة الإلكترونية ارتباطًا وثيقًا بمشكلة إدارة المستندات الإلكترونية وأتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. حاليًا، قامت العديد من الشركات بتطوير وتنفيذ عدد كبير من أنظمة إدارة المستندات الآلية (ADMS)، التي تتميز بأساليب محددة ووسائل تنفيذ حاسوبية واتصالات. ولسوء الحظ، تفتقر هذه التطورات إلى مصطلحات موحدة. تحمل منتجات شركات التطوير أسماء مثل: نظام أتمتة المستندات، نظام الكمبيوتر لأتمتة المكاتب وتدفق المستندات، نظام إدارة المكاتب، نظام إدارة الوثائق الموزعة، الأرشيف الإلكتروني، إلخ. إن التنوع في أسماء الأنظمة المتطورة والمتطورة لا يدل إلا على أن هذا المجال من سوق المعلومات اليوم لم يتشكل بعد كقطاع مستقل، وفي بعض الحالات تظهر منتجات ASUD كتطورات مترابطة أو كمنتج ثانوي عند الحل مشاكل أخرى أكثر تعقيدا. ومع ذلك، فإن عدد أجهزة ASUD ينمو بسرعة كبيرة.

الأجزاء (المكونات) الوظيفية الرئيسية لنظام التشغيل الآلي للمكاتب في إدارة المنظمات:

أدوات وقواعد لإنشاء المستندات؛

الحفاظ على أرشيفهم الإلكتروني؛

دعم تدفق المستندات وفي نفس الوقت يعتمد على منصات البرامج والأجهزة الخاصة بالمؤسسة.

الجوانب الإيجابية لتطبيق النظام الآلي في إدارة الوثائق:

1. يتم تقديم تقنية موحدة ومنسقة ومنظمة بشكل صارم لإدارة المكاتب في جميع الإدارات وفي المنظمة ككل.

2. تصبح المنظمة قابلة للإدارة بشكل كامل. يصبح من الممكن الإجابة على أي سؤال حول الوثائق وفناني الأداء، وتحليل وإدارة أنشطة التوثيق.

3. نظرًا لأن شبكة الكمبيوتر لا يمكن أن تغطي المكتب المركزي للمنظمة فحسب، بل أيضًا أقسامها البعيدة جغرافيًا، فإن إمكانية التحكم يمكن أن تمتد إلى الهيكل الموزع جغرافيًا بالكامل للمنظمة.

4. يعد نظام التشغيل الآلي للمكاتب في الواقع حاملًا لمعلومات تكنولوجية ذات طابع رسمي صارم وموثقة بدقة حول قواعد وإجراءات العمل مع المستندات. ونتيجة لذلك، يتم تقليل اعتماد المنظمة على الموظفين كحامل مادي للمعرفة التكنولوجية وقواعد العمل مع المستندات.

5. تسريع مرور المستندات عبر المنظمة، خاصة عند تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.

6. يتم تقليل كثافة اليد العاملة في العمل المكتبي. ومع ذلك، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الحاجة إلى إدخال معلومات كاملة ودقيقة حول المستند، على سبيل المثال، أثناء تسجيله الأولي، قد تتطلب جهدًا إضافيًا في بعض أماكن العمل، في حين أن كثافة العمل في أماكن العمل الأخرى التي تستخدم هذه المعلومات قد تكون منخفضة. خفضت عدة مرات.

7. يتم تحقيق مكسب نوعي من خلال تنظيم تدفق مستندي إلكتروني موحد بين المنظمات، حيث تختفي تماما المشاكل المرتبطة بإنتاج وإرسال المستندات الورقية ومن ثم إعادة إدخال تفاصيل ونصوص المستندات المستلمة.

ونظرا لعدم كفاية مستوى التنظيم الحكومي، هناك فروق فردية كبيرة في تنظيم العمل المكتبي في مختلف المؤسسات، على وجه الخصوص، حتى عند إجراء العمليات التكنولوجية مع الوثائق (من التسجيل إلى الطباعة). ونتيجة لذلك، فمن الضروري تنفيذ مشاريع فردية باهظة الثمن لكل منظمة في كل مرة. تنشأ المزيد من المشكلات المتعلقة بالأنظمة "المخصصة" أثناء مراحل تشغيل هذه الأنظمة وتطويرها. التفاعلات بين المنظمات المختلفة.

إن استخدام تقنيات المعلومات الجديدة في مجال المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة يجعل من الممكن التعامل مع العمل المكتبي كأداة فعالة ومرنة لتنفيذ أنواع مختلفة من الابتكارات في هذا المجال.

تتيح لك الأنظمة التعليمية الآلية لمرحلة ما قبل المدرسة حل المشكلة الرئيسية للعمل المكتبي. إنها تسمح لك بتنفيذ أي درجة من اللامركزية في العمل المكتبي مع ضمان المحاسبة والرقابة المركزية في نفس الوقت. لدرجة أن كل متخصص يمكنه بشكل مستقل، ضمن اختصاصه، تسجيل المستندات وإرسالها لمزيد من العمل، بينما يكون تحت السيطرة الكاملة لمديريه. وبالتالي، يمكن للمنظمة إعادة بناء هيكلها ديناميكيًا دون فقدان السيطرة.

يتم إنشاء المتطلبات الأساسية لتنفيذ خطط إدارة أكثر فعالية. في الممارسة التقليدية، يتم إرسال المستندات إلى الوحدات التنظيمية، سواء كانت محلية أو بعيدة، من رئيس المنظمة إلى رئيس الوحدة إلى فنانين محددين. وهذا يسمح لمدير كل مستوى بالتحكم بشكل فعال في أنشطة موظفيه، ومع ذلك، فإن السلاسل الطويلة والرسمية في كثير من الأحيان تقلل بشكل حاد من فعالية الإدارة. يسمح لك AS DOW الذي تم إنشاؤه بشكل صحيح بإرسال المستندات مباشرة إلى الأشخاص الذين سينفذون الأوامر، بينما يحتفظ المديرون بالسيطرة الكاملة على كل من مرور الأمر نفسه وتنفيذه.

هناك متطلبات أساسية لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية بالقدر الذي تكون المنظمة نفسها جاهزة لها. سيعمل النظام الذي تم إنشاؤه بشكل صحيح مع البيانات المتعلقة بمرور المستندات وتنفيذها (بغض النظر عما إذا كانت ورقية أو إلكترونية)، ومع المستندات الإلكترونية نفسها التي تتعلق بها هذه البيانات. يتيح لك إدراج المستندات الإلكترونية في دورة العمل المكتبي الانتقال إلى مستوى جديد نوعيًا من العمل مع المستندات.

يمكن أن يوفر استخدام أدوات التشغيل الآلي للمكاتب وفورات في تكاليف العمالة والمواد للعمل مع المستندات: يرجع التأثير إلى توحيد أنشطة التوثيق في المنظمة وتقليل الاعتماد على الخبرة التكنولوجية الفردية للموظفين: تقليل الدورات الزمنية للعمل مع المستندات و إنشاء مساحة مستندية موحدة، والتحكم الكامل في تسجيل وحركة المستندات وانضباط الأداء.

8. التنظيم العلمي للعمل الإداري كعامل في زيادة كفاءة العمل الإداري والمكتبي

حفظ السجلات هو إحدى الوظائف الإدارية القائمة على التنظيم العلمي مع استخدام التكنولوجيا الحديثة، ونحن نعيش في عصر التقدم العلمي، حيث يعتمد كل شيء على تحسين التقنيات الجديدة، والتي تساعدنا أكثر في عملنا.

التنظيم العلمي للعمل هو تنظيم العمل الذي يسبق فيه التنفيذ العملي لأنشطة محددة تحليل علمي شامل لعمليات العمل وشروط تنفيذها، وتستند التدابير العملية نفسها إلى إنجازات العلم الحديث وأفضل يمارس. وبالتالي، فإن مصطلحي "التنظيم العلمي للعمل" و "تنظيم العمل" يعبران عن جوهر نفس الظاهرة (العملية)، ويتم تحديد الفرق بين هذه المفاهيم في المقام الأول من خلال الطريقة، والنهج لحل نفس المشاكل، وحالة العمل. نظام تفاعل العمال مع بعضهم البعض ومع وسائل الإنتاج في عملية نشاط العمل. إذا كان الإنتاج حساسًا لكل ما هو جديد في مجال تنظيم العمل، ويدخله بشكل منهجي في ممارساته، فمن حقنا أن نتحدث عن التنظيم العلمي للعمل (SLO). يتيح النهج العلمي لتنظيم العمل الجمع بين المعدات والأشخاص بشكل أفضل في عملية الإنتاج، وضمان الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد المادية والمالية، وتقليل كثافة اليد العاملة وزيادة إنتاجية العمل. ويهدف إلى الحفاظ على صحة العمال وإثراء محتوى عملهم. من السمات المهمة لـ NOT هو تركيزها على حل مجموعات المشاكل المترابطة: "الاقتصادية (توفير الموارد، وتحسين جودة المنتج، وزيادة كفاءة الإنتاج)؛ "النفسية الفسيولوجية (تحسين بيئة العمل، ومواءمة الضغط النفسي الفسيولوجي على الشخص، وتقليل شدة الاضطرابات النفسية العصبية). توتر العمل)؛ "اجتماعي (زيادة تنوع العمل، ومحتواه، ومكانته، وضمان الأجر الكامل). إن تطوير الأفكار حول مهام NOT هي أحكام بشأن وظائفه، أي السمات المحددة لمظهر NOT في المؤسسة وتأثيرها على مختلف جوانب الإنتاج. توفر فئة "الوظيفة " فرصة لتحديد المهام العامة لـ NOT، لتسليط الضوء داخل كل منها على الاتجاهات الخاصة لتأثير NOT على الإنتاج وموضوعه - الإنسان، لتحديد فروق جوهرية بين التنظيم العلمي و”التقليدي” للعمل، وهو ما يغفل في كثير من الأحيان نقاطا مهمة في تنظيم النشاط العمالي، وهو ما يحمل خسائر للإنتاج.

ينبغي التأكيد بشكل خاص على الظرف الأخير. غالبًا ما يمكن للمرء أن يصادف رأيًا مفاده أن كلمة "علمي" غير ضرورية في مفهوم "التنظيم العلمي للعمل". حتى أن بعض المؤلفين يعتقدون أنه لا يمكن أن يكون هناك تنظيم غير علمي للعمل على الإطلاق، وبالتالي فإن مفهوم تنظيم العمل يفترض بالفعل طبيعته العلمية. لا يمكننا أن نتفق مع مثل هذا الرأي. لقد نشأ مفهوم "التنظيم العلمي للعمل" وتأسس في الحياة اليومية كنقيض، في مواجهة كل ما هو عفوي وعشوائي وروتيني في تنظيم العمل، الذي لا يزال شائعا إلى حد كبير في الإنتاج. تعطي كلمة "علمي" وصفًا نوعيًا لتنظيم العمل.

وفقًا للفقرة 2 من المادة 51 من القانون المدني للاتحاد الروسي، تعتبر المنظمة منشأة منذ لحظة تسجيلها في الدولة. منذ هذه اللحظة بالذات، تنشأ الحقوق المدنية التي تتوافق مع أهداف أنشطة كيان قانوني معين، والمسؤوليات المرتبطة بهذه الأنشطة. يعد تنظيم وتسجيل نشاط العمل إلزاميًا لكل من الكيان القانوني ورجل الأعمال الفردي.

في مؤسسة حديثة مع عملياتها التكنولوجية المعقدة وعدد كبير من الموظفين، من الضروري التنظيم العقلاني لعملية العمل. تنظيم العمل في المؤسسة هو نظام من التدابير يهدف إلى تهيئة الظروف الأكثر ملاءمة للاستخدام الفعال لوقت العمل والمواد والمعدات لصالح نمو الإنتاج وزيادة إنتاجية العمل وخلق ظروف عمل طبيعية وصحية.

بالمعنى الوظيفي، تنظيم العمل في المؤسسة هو نشاط إنشاء وتغيير ترتيب تفاعل العمال مع وسائل الإنتاج ومع بعضهم البعض من أجل تحقيق هدف محدد مسبقًا لنشاط العمل.

أساسيات تنظيم العمل:

1. تقسيم العمل - تكليف كل موظف وكل قسم بمسؤولياتهم ووظائفهم وأنواع العمل والعمليات التكنولوجية.

2. التعاون العمالي - إقامة نظام علاقات الإنتاج بين العمال.

3. التقنين – وضع معايير علمية لتكاليف العمالة لأداء أي عمل.

4. تنظيم أماكن العمل – ترتيبها العقلاني من خلال المعدات والتخطيط.

5. تنظيم خدمة مكان العمل - التعاون العمالي بين الموظفين الرئيسيين وموظفي الخدمات والإدارات المساعدة.

6. تطوير طرق عقلانية للقيام بالعمل.

7. خلق ظروف عمل آمنة وصحية.

8. الاختيار والتدريب وإعادة التدريب والتدريب المتقدم للموظفين.

9. تنظيم الدفع والحوافز المادية للعمل.

10. غرس الانضباط العمالي ودعم النشاط العمالي والمبادرة الإبداعية.

11. تخطيط ومحاسبة العمل - يتم تنفيذه لتحديد إجمالي تكاليف العمالة اللازمة وعدد الموظفين وكشوف المرتبات.

لا تؤثر ظروف العمل التنظيمية على الإنتاجية فحسب، بل تؤثر أيضًا على صحة الموظف وأدائه.

يتضمن تنظيم عمل الموظفين في المؤسسات والمنظمات أشكالًا وطرقًا محددة لربط الأشخاص والمعدات في عملية العمل.

تعد إدارة عمل الموظفين علمًا كاملاً يتم إثرائه باستمرار بالبيانات الجديدة ويراقب أفضل الممارسات للحلول التنظيمية الجديدة.

يهدف التنظيم العقلاني لعمل الموظفين إلى تقليل الوقت اللازم لإنجاز العمل، والقضاء على الحركات غير الضرورية للموظفين، وتوفير ظروف عمل جيدة وتقليل التوتر والإرهاق لدى الموظفين، وتحقيق الاستخدام الأكثر اقتصادا للمساحة وزيادة إنتاجية الموظفين إلى أقصى حد. يجب أن تتوافق شروط العمل المنصوص عليها في عقد العمل مع متطلبات حماية العمل. تنص المادة 22 من قانون العمل على أن تنظيم حماية العمل في المؤسسة يقع على عاتق صاحب العمل.

يتم التحكم في تنظيم حماية العمال في المؤسسة من قبل هيئات مفتشية العمل الفيدرالية التي تمثلها مفتشية العمل الحكومية، وGostekhnadzor، وGosenergonadzor، والإشراف الحكومي على الصحة والأوبئة وسلطات العمل الفيدرالية والإقليمية الأخرى.

المجالات المهمة في حياة المؤسسة هي تنظيم وتنظيم العمل. ويشير توحيد العمل، على وجه الخصوص، إلى معايير وقت العمل لأداء عمل محدد. يزيد التنظيم السليم وتوحيد العمل من اهتمام العمال بزيادة إنتاجية العمل.

تنظيم العمل الإداري له تفاصيله الخاصة. غالبا ما يكون من المستحيل توحيد عمل المدير، لأن مؤشر عمله الناجح هو النتائج المالية للشركة. تشير العديد من الدراسات الاستقصائية إلى أن تنظيم عمل المدير غالبًا ما يكون به عيوب خطيرة. يفتقر العديد من المديرين إلى الثقافة الإدارية والتعقيد في تنظيم العمل. إنهم مثقلون بالعمل الحالي ولا يعيرون اهتمامًا كافيًا للقضايا المستقبلية. يؤدي التنظيم غير السليم للعمل الإداري إلى انخفاض إنتاجية العمل والتأخير في الخدمة. لكي يكون تنظيم العمل الإداري فعالاً، يجب على المديرين وضع خطة عمل شخصية، وتحليل الحالة أولاً، والتفكير في كل نوع من أنواع العمل، وتجميعها حسب الغرض والمحتوى والحجم وتسلسل تنفيذها - تحديد المدة وتاريخ البدء والانتهاء لكل عملية.

التنظيم العلمي لعمل المدير هو عملية تحسين تنظيم العمل بناءً على إنجازات العلم وأفضل الممارسات. إذا كان المدير يتفاعل بوضوح مع كل ما هو جديد في مجال تنظيم العمل ويدخله بشكل منهجي في ممارسته، فيمكننا التحدث عن التنظيم العلمي للعمل.

يتيح النهج العلمي لتنظيم العمل الجمع بين المعدات والأشخاص بشكل أفضل في عملية الإنتاج، وضمان الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد المادية والمالية، وتقليل كثافة اليد العاملة وزيادة إنتاجية العمل. ويهدف إلى الحفاظ على صحة العمال وإثراء محتوى عملهم.

يُعهد بتنظيم مراقبة امتثال أصحاب العمل لتشريعات العمل إلى مفتشية العمل الفيدرالية. يمكن التوصل إلى هذا الاستنتاج بناءً على أحكام المادة. 353 قانون العمل في الاتحاد الروسي.

التغيير في ظروف العمل التنظيمية هو الأساس لتعديل عقد العمل، وفي بعض الحالات (إذا لم يوافق الموظف) لإنهائه (الجزء 4 من المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

9. أنشطة هيئات الأرشيف في الدعم المعياري والمنهجي لخدمات إدارة السجلات

يتم تنظيم عمل أرشيف المنظمة وأشكال مشاركتها في دعم التوثيق للإدارة من خلال القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الأقسام. تقدم مؤسسات خدمة أرشيف الدولة للوزارات والإدارات المساعدة التنظيمية والمنهجية في تنفيذ أنظمة الدولة لدعم التوثيق للإدارة، في تنظيم نظام دعم التوثيق، والاتفاق على الوثائق المعيارية القياسية والخاصة بالصناعة بشأن نظام دعم التوثيق، وتطوير الوثائق المنهجية بشأن بعض قضايا دعم التوثيق للإدارة المعيارية والمنهجية قاعدة عمل المكتب هي مجموعة من القوانين واللوائح والوثائق المنهجية التي تنظم تكنولوجيا إنشاء ومعالجة وتخزين واستخدام الوثائق في الأنشطة الحالية للمؤسسة، كما وكذلك عمل خدمة العمل المكتبي، وهيكلها، ووظائفها، والتوظيف، والدعم الفني، وما إلى ذلك. تشمل القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي ما يلي: القوانين التشريعية للاتحاد الروسي في مجال المعلومات والوثائق؛ مراسيم وأوامر رئيس الاتحاد الروسي، ومراسيم وأوامر حكومة الاتحاد الروسي التي تنظم قضايا دعم التوثيق على المستوى الفيدرالي؛ الجوانب القانونية للسلطات التنفيذية الفيدرالية سواء على مستوى الصناعة أو على مستوى الإدارات؛ الإجراءات القانونية للسلطات التمثيلية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي والتي تنظم قضايا العمل المكتبي؛ الجوانب القانونية ذات الطبيعة المعيارية والإرشادية، والوثائق المنهجية المتعلقة بإدارة المكاتب في المؤسسات والمنظمات والشركات؛ معايير الدولة للتوثيق؛ أنظمة التوثيق الموحدة؛ مصنفات عموم روسيا للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية؛ نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة، الذي يحتوي على المتطلبات الأساسية للوثائق والخدمات للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة؛ الوثائق التنظيمية بشأن تنظيم التخزين الحالي والأرشيف للوثائق. يُعهد بتجميع الأساس المعياري والمنهجي لحفظ السجلات، بعد الاتفاق مع روزارخيف، إلى معهد عموم روسيا للبحث العلمي لإدارة السجلات والأرشفة (VNIIDAD)، بالإضافة إلى ذلك، يتم توفير الدعم المعلوماتي حول هذه المسألة من قبل قسم العلوم والتكنولوجيا. إدارة الوثائق والمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة للمعهد التاريخي والأرشيف التابع لجامعة الدولة الروسية للعلوم الإنسانية (IAH) والجامعة الحكومية الروسية للعلوم الإنسانية)، والتي بفضلها يحتوي "نظام المعلومات والمراجع لصناعة الأرشيف" على جميع الإجراءات القانونية تقريبًا والوثائق التنظيمية وتنشر توصيات منهجية فريدة تنظم تقنية إنشاء المستندات وتنظيم العمل معها. خاتمة

يجب أن تتم العلاقات بين المنظمات والمؤسسات ووثائق الأعمال على جميع المستويات وفقًا لقواعد موحدة مقبولة بشكل عام. يجب أن يبنى العمل مع المستندات في أي منظمة، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني، على أساس الأسس التشريعية والتنظيمية والمنهجية المتعلقة بقضايا التوثيق والعمل مع الوثائق. يتم دعم التوثيق للإدارة بواسطة خدمة خاصة تعمل كوحدة هيكلية مستقلة. تعتمد فعالية خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على مؤهلات العاملين في المكاتب ومستوى معدات الخدمة وظروف العمل. اعتمادًا على العضوية في مجموعة معينة، سيكون لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة اسم خاص بها وسيكون لها غرضها المقابل. هناك اختلافات بين مصطلح “دعم إدارة المستندات” الذي يؤكد على العنصر المعلوماتي والتكنولوجي في التنظيم الحديث للعمل المكتبي ويستخدم بشكل أفضل عند الحديث عن تقنيات الكمبيوتر للعمل مع المستندات، ومصطلح “العمل المكتبي” وهو يستخدم بشكل أساسي لوصف الجانب التنظيمي والأساليب التقليدية للعمل مع المستندات. حفظ السجلات هو إحدى الوظائف الإدارية القائمة على التنظيم العلمي مع استخدام التكنولوجيا الحديثة، ونحن نعيش في عصر التقدم العلمي، حيث يعتمد كل شيء على تحسين التقنيات الجديدة، والتي تساعدنا أكثر في عملنا. تقدم مؤسسات خدمة أرشيف الدولة للوزارات والإدارات المساعدة التنظيمية والمنهجية في تنفيذ أنظمة الدولة لدعم التوثيق للإدارة، في تنظيم نظام دعم التوثيق للإدارة، والاتفاق على الوثائق التنظيمية القياسية والخاصة بالصناعة بشأن نظام دعم التوثيق للإدارة، وتطوير الوثائق المنهجية بشأن بعض قضايا دعم التوثيق للإدارة.

فهرس

1. بويداتشينكو ب. خدمة إدارة شؤون الموظفين. - نوفوسيبيرسك: منظمة التعاون الاقتصادي، 2005.

2. فيسنين ف.ر. الإدارة العملية للموظفين: دليل لعمل الموظفين. - م: محامي، 2006.

3. معيار الدولة للاتحاد الروسي GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف" (تمت الموافقة بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28).

4. GOST R 6.30-2003 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق (تمت الموافقة عليها بقرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 رقم 65 ش.)

5. استرين في.أ. نشأة الكتابة وتطورها. م: 1965.

6. كيرسانوفا إم.في. العمل المكتبي الحديث: كتاب مدرسي. مخصص. - م: إنفرام، 2003. – 304 ص. (سلسلة "التعليم العالي").

7. تلفزيون كوزنتسوفا العمل المكتبي م: إنتل التوليف، 1999.

8. القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002).

9. بودليسنايا إل. توثيق الأنشطة الإدارية. العمل المكتبي.م، 2004

10. بشينكو أ.ف. دعم التوثيق (إدارة المكاتب): كتاب مدرسي. فائدة. - م: المنتدى: INFA-M، 2003. -256 ص. (سلسلة “التعليم المهني”).

11. قانون العمل في الاتحاد الروسي.

12. تعليمات نموذجية للعمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية / الإعدادية. لجنة شؤون المحفوظات (تمت الموافقة عليها بقرار من حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 31 أكتوبر 2000 رقم 1547-ر)

13. القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" (20 فبراير 1995 N24-FZ).

14. القانون الاتحادي الصادر في 2 مايو 2006 رقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي"

15. خوبيلكوفا إل.ن. أتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة//مجلة الأرشيف المحلي، العدد 6، 2008.- ص 18-21.