تقرير مسبق (نموذج AO-1)هي وثيقة موحدة لحساب نفقات الموظفين أثناء رحلة العمل. عند العودة من رحلة عمل، يتعين على الموظف تقديم تقرير، حيث يقدم شهادة سفر مكتملة، والتي يمكنك تنزيلها، وتقرير مسبق، يكون شكله في النموذج الموحد AO-1.

التقرير المسبق JSC -1 هو الوثيقة الأساسية اللازمة لحساب المبلغ النقدي الصادر للموظف لأغراض معينة، مثل:

• بدلات السفرنفقات ؛
• إداريأو إنتاجنفقات .

يتم إضفاء الطابع الرسمي على إصدار المبلغ الخاضع للمساءلة في مكتب النقد بالمؤسسة باستخدام أمر صرف المصروفات (RKO). يجب إنفاق الأموال المستلمة فقط للأغراض المحددة في RKO. أمين الصندوق ملزم بتسليم المبالغ المالية شخصيا فقط للموظف الذي أبرم عقد عمل مع المنظمة، ويتم إدراج اسمه في قائمة الأمر المتعلق بالأشخاص الذين يمكنهم أخذ الأموال في الاعتبار. كما أن أساس إصدار المبلغ سيكون أمراً ليتم إرساله في رحلة عمل أو رحلة عملشهادة .

بعد أن ينفق المحاسب الأموال الصادرة، يجب إعداد تقرير مسبق وتقديمه إلى خدمة المحاسبة في غضون ثلاثة أيام عمل.

كيفية ملء AO-1 بشكل صحيح؟ ندعوك لتنزيل نموذج تقرير النفقات، والذي ستجده في نهاية المقالة. يمكنك أيضًا تنزيل نموذج تقرير مسبق فارغ أدناه.

إذا كانت شهادة السفر تؤكد حقيقة أن الموظف في رحلة عمل، فإن التقرير المسبق هو تأكيد لعمل الموظف. يتم إرفاق المستندات التي تؤكد إنفاق المبالغ الصادرة بالتقرير المسبق.

يتم أيضًا ملء تقرير مسبق عند إصدار الأموال مقابل التقرير للموظفين لتلبية الاحتياجات المختلفة. في الوقت نفسه، عليك أن تتذكر أنه لا يمكن إعطاء الأموال للموظف على الحساب إلا إذا تم تضمينه في أمر الأشخاص المسؤولين.

إجراءات إعداد تقرير مسبق (النموذج AO –1)

يتم إعداد الوثيقة من قبل كل من الموظف وموظف قسم المحاسبة.
يجب على الشخص المبلغ ملء البيانات التالية:
1 . اسم المنظمة ;
2. تاريخ إعداد ؛
3. تعيين الدفعة المقدمة ( إنتاج, ممثل, بدلات السفرالنفقات، وما إلى ذلك)؛
4 . البيانات الشخصية، وهي: الاسم الأخير والأحرف الأولى، الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها المحاسب، رقم الموظف، المنصب؛
5 . معلومات حول مبلغ السلفة الأخيرة؛
6. مبلغ التقرير الفرعي الصادر عن أمين الصندوق.
7. يتم ملء أعمدة "الإنفاق"، "الرصيد/الاستهلاك الزائد"، بالإضافة إلى معلومات حول عدد المستندات المرفقة بـ JSC -1، بعد كتابة وحساب البيانات اللازمة على الجانب الآخر من التقرير؛
8 . جزء جدولي حول أنفقيعني وهي:

• رقم سري . يجب ترقيم جميع المستندات المرفقة بتقرير المصروفات وفقًا للقائمة المجمعة؛
• رقم وتاريخ كل وثيقة، التأكدالإنفاق المستهدف للأموال؛
• اسم المستندات المرفقة بـ JSC –1 (إيصال المبيعات (النقدي)، إيصالات عمليات حفظ السلام، رحلة عملالهوية، الفاتورة، وما إلى ذلك)، على ماذا أنفقت الأموال؛
• يتم نسخ مبلغ المصروفات من كل مستند. يقوم الشخص المبلغ بملء العمود 5 أو 6 فقط (وهذا يعتمد على عملة التسوية)؛
• حساب المبلغ النهائي. بعد ذلك، تتم إعادة كتابة الإجمالي في العمود "المنفق" (النقطة 7).

بعد اجتياز المحاسب AO-1، يحتاج موظف خدمة المحاسبة إلى التحقق من وجود كل مستند يؤكد مبلغ الأموال المنفقة، ونفقاتها الصحيحة للأغراض المقصودة، ويحتاج أيضًا إلى ملء الأقسام المتبقية. للتأكد من أن التقرير في النموذج AO -1 قد تم تقديمه إلى قسم المحاسبة، يتم إعطاء الموظف إيصالاً. بعد مراجعة جميع المستندات الأصلية التي تؤكد النفقات، والتحقق من صحة التعبئة، يتم توقيع التقرير المسبق لشركة JSC -1 من قبل كبير المحاسبين والمحاسب والمدير، ومن ثم يتم قبوله للمحاسبة.

تقرير مسبق AO-1. ملء العينة

نموذج التقرير المسبق هو نموذج ذو وجهين يتم تعبئته من قبل كل من قسم المحاسبة والموظف نفسه.

ما الذي يجب على الشخص المسؤول ملؤه في النموذج AO-1؟

على الجانب الأمامي من النموذج مكتوب الأسطر التالية:

• اسم الشركة؛
• تاريخ التقرير
• الوحدة الهيكلية التي يعمل بها؛
• اسمك الكامل، ومنصبك، ورقمك الوظيفي؛
• الغرض من السلفة، أي ما هو المخطط لإنفاق الأموال الصادرة عليه (الاحتياجات المنزلية، والقرطاسية، ونفقات السفر، وما إلى ذلك)؛

وفي ظهر النموذج يقوم المسؤول بملء جدول يوضح كيفية صرف الأموال. لكل مستند داعم متاح، يتم ملء سطر جدول، حيث يتم كتابة رقم وتاريخ واسم هذا المستند والمبلغ الذي تم إنفاقه في هذا المستند بالتسلسل في الأعمدة. بعد ملء الجدول الكامل لنموذج التقرير المسبق، يتم تلخيص النتائج في النهاية، ويتم حساب المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه، والذي يتم كتابته في السطر "الإجمالي". بعد ذلك، يقوم الشخص المسؤول بتقديم نموذج التقرير المسبق إلى قسم المحاسبة، مع إرفاق كافة المستندات المؤيدة له.

ماذا يملأ المحاسب في تقرير المصاريف؟

بعد استلام التقرير، يجب على المحاسب التحقق من صحة استكماله ومقارنة البيانات الواردة في الجدول مع تلك المحددة في المستندات المرفقة. يتم تعيين رقم فردي للمستند.

وفي أسفل الواجهة الأمامية يقوم المحاسب بملء سطور "الاستلام": ممن تم استلام نموذج التقرير ورقمه وتاريخه والمبلغ الذي تم صرفه وعدد المستندات المرفقة وتاريخ قبول التقرير ورقم المحاسب إمضاء. يتم قطع الإيصال المكتمل بهذه الطريقة من الجزء الرئيسي من نموذج AO-1 وتسليمه إلى الشخص المسؤول كإشارة إلى قبول التقرير والتحقق منه.

على الجانب الخلفي من النموذج، يقوم المحاسب بملء السطرين 7 و 8، اللذين يعكسان المبلغ المقبول للمحاسبة، والسطر 9، الذي يكتب فيه الخصم من الحساب حيث يتم شطب النفقات المتكبدة.

ثم عليك العودة إلى الجانب الأمامي وملء جدولين صغيرين:

• الأول يعكس مبلغ الرصيد أو الإنفاق الزائد على السلف السابقة، إن وجد، في حقل "إجمالي المستلم" يتم كتابة مبلغ السلفة الصادرة، في السطر "المنفق" - المبلغ الذي تم إنفاقه بالفعل. إذا أنفق الموظف أقل من الأموال الصادرة، فسيتم ملء "الرصيد"، إذا كان أكثر - "الإنفاق الزائد". إذا كان هناك رصيد، يتم تحويله إلى مكتب النقد وفقًا، وإذا كان هناك زيادة في الإنفاق، فسيتم منح الموظف المبلغ المفقود من مكتب النقد الخاص بالمؤسسة وفقًا. في حالة وجود رصيد/نفقات زائدة، يجب عليك أيضًا ملئه في "الرصيد المدفوع/الرصيد الصادر إجماليًا" أسفل الجداول الموجودة على الجانب الأمامي.
• الجدول الثاني يكمل الأول، مقابل الخطوط المملوءة للجدول الأول، يتم وضع السطور المقابلة لها.

مثال لملء التقرير المسبق رقم AO-1

ويوضح الشكل أدناه نموذجًا لملء نموذج التقرير المسبق.

نموذج لملء الواجهة الأمامية للتقرير

يوضح الشكل أدناه نموذجًا لملء الجانب الخلفي من التقرير.

تصميم نموذج للجهة الخلفية للنموذج رقم AO-1

التقرير المسبق هو مستند يؤكد المبالغ التي تم إنفاقها والتي تم أخذها من السجل النقدي لتلبية الاحتياجات المختلفة. عادةً ما يتم ملء نموذج التقرير المسبق أولاً من قبل الشخص المسؤول، ثم من قبل موظف المحاسبة. الوثائق الداعمة مرفقة به أيضًا. ولإكمالها يتم استخدام النموذج الموحد AO-1.

يتم تخصيص الأموال بعد توقيع أمر على الأشخاص المسؤولين. ويجب أن يشير إلى قائمة الأشخاص والمبالغ المطلوبة والغرض المقصود منهم وتوقيت إصدارها. في حالة رحلة عمل، قد يكون أساس إصدار مبلغ معين هو شهادة سفر الموظف، والتي تحمل تأشيرة المدير، أو أمر رحلة عمل.

نموذج لملء تقرير مسبق

يشير الشخص المسؤول على الجانب الأمامي من النموذج إلى اسم المنظمة واسمه الكامل ومنصبه ورقمه الشخصي، بالإضافة إلى الغرض المباشر من السلفة.

وفي الجزء الخلفي من النموذج، يشير أيضًا إلى تلك المستندات التي تؤكد إنفاق الأموال المستلمة، مع الإشارة إلى المبالغ الدقيقة. يتم تعيين رقم لكل مستند وفقًا للترتيب المحدد في التقرير، والذي يتم إدخاله مع التاريخ في الأعمدة الثلاثة الأولى. ويشير العمود الرابع إلى نوع المصاريف، ويشير العمودان الخامس والسادس إلى مبلغ المصاريف بالروبل (العمود 5) أو العملة (العمود 6).

يتم تسليم النموذج الذي يتم تعبئته من قبل المسؤول مع المستندات المؤيدة له إلى موظف المحاسبة. ويوقع على استلام كافة المستندات مع الإشارة إلى تاريخ التوفير في نهاية الاستلام، ويسلمها إلى المسؤول.

بعد أن يتحقق موظف المحاسبة من صحة التنفيذ واستكمال جميع المستندات المستلمة، وكذلك إنفاق الموارد المالية، يتم ملء الأعمدة رقم 7 و 8، حيث يتم الإشارة إلى مبالغ النفقات المقبولة للمحاسبة، وكذلك العمود 9 مخصص لرقم الحساب المحاسبي.

على الجانب الأمامي من النموذج، يشير موظف المحاسبة إلى الرصيد أو الفائض في الإنفاق للدفعة المقدمة الصادرة، وتفاصيل المصروفات أو أوامر استلام النقد التي تتم التسوية النهائية لها، وبالطبع يتم إصدار تأشيرة كبير المحاسبين .

يوجد في الجزء العلوي من النموذج على الجانب الأمامي عمود خاص يتم فيه وضع توقيع رئيس المنظمة أو الشخص المفوض مع نسخة منه. ثم يتم شطب الأموال الخاضعة للمحاسبة، ويتم إجراء التسوية النهائية مع الشخص المسؤول.

التقرير المسبق هو مستند محاسبي يؤكد إنفاق النقد الصادر كسلفة من مكتب النقد للمؤسسة لتلبية الاحتياجات المتعلقة بتنفيذ الأنشطة الإنتاجية والاقتصادية من قبل كيان قانوني.

تقرير مسبق: التحول

تمت الموافقة على AO-1 في شكله الأصلي، من بين المستندات المحاسبية الأولية الأخرى، بموجب القرار رقم 55 بتاريخ 08/01/2001. في عام 2013، أُعلن أن النموذج الذي دخل حيز التنفيذ بموجب المرسوم المذكور أعلاه غير إلزامي للاستخدام، ويُسمح للكيانات التجارية بتطوير واستخدام النماذج الخاصة بها، والتي، مع ذلك، يجب أن تحتوي على بيانات التثبيت الإلزامية، والتي تتوفر قائمة بها في أحكام قانون "المحاسبة" (الفصل 2 المادة 9). ومع ذلك، على الرغم من القدرة على إنشاء مستند وفقًا لتقديرك الخاص، فإن الغالبية العظمى من الكيانات المالية اليوم لا تزال تستخدم النموذج الموحد AO 1 في تدفق المستندات.

في نسخته الأصلية، يمكن تنزيل نموذج التقرير المسبق AO-1 بتنسيق Word أدناه.

الوثائق التنظيمية التي تحكم تداول التقارير المسبقة

يحدد توجيه البنك المركزي الروسي رقم 3210-U بتاريخ 11 مارس 2014، بالإضافة إلى بعض قواعد اللوائح المتعلقة برحلات العمل، مبدأ الإعداد وتقديم الشخص المسؤول والمحاسبة اللاحقة وتخزين التقارير المسبقة.

مفهوم العمل مع AO-1

من أجل قبول تقرير مسبق في النموذج N AO-1 للمحاسبة اللاحقة كوثيقة مالية تؤكد تكاليف الأنشطة التجارية، يجب استيفاء عدد من المتطلبات والشروط للمعايير الرئيسية للعمل مع الوثيقة.

تشكيل وتقديم تقرير مسبق: من؟

الشخص الذي، وفقًا لمعايير التوجيه رقم 3210-U، قد يُسمح له بإعداد وتقديم تقرير عن الدفعات المقدمة قد يكون:

• موظف بدوام كامل في الشركة،
• فرد على علاقة بمؤسسة تنظمها شروط العقد أو تقديم الخدمات (يعادل الموظفين بدوام كامل، وهو ما ينص عليه خطاب البنك المركزي الروسي رقم 29-Р-Р) -6/7859 بتاريخ 02/10/14)،

لمن تم إصدار النقد مسبقًا من السجل النقدي للمؤسسة.

سيتم الإبلاغ عن إصدار الأموال إلى: لمن؟

لا تضع القواعد التشريعية قائمة صارمة بالأشخاص المصرح لهم بتلقي النقد في ماكينة تسجيل النقد. تُترك هذه الوظيفة وفقًا لتقدير المالك ويتم إضفاء الطابع الرسمي عليها بموجب أمر داخلي.

لتحسين نظام المحاسبة وإعداد التقارير الداخلي، يحق للمالك، بموجب شروط LNA (أمر المؤسسة، الأمر، التعليمات)، توفير دائرة من الأشخاص الذين يمكنهم إعداد وتقديم النموذج OA-1 - تقرير مسبق على تكاليف الأموال لأنواع مختلفة من احتياجات العمل.

يتم إصدار الأموال للتقرير بناء على طلب (مذكرة الخدمة) من الموظف، والتي يتم اعتمادها من قبل المدير، وتكون أساس إصدار أمر إصدار مبلغ مقدم، وإصدار أمر صرف المصروفات و إصدار النقود.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الموظفين الذين ليس لديهم المهارات اللازمة للتعامل مع المستندات المتعلقة بالمدفوعات الخاضعة للمساءلة قد يشاركون في العمل مع المستند، لذلك بالنسبة للتقرير المسبق، النموذج AO-1، يجب أن تكون عينة ملء في المجال العام - على السبورة مع نماذج الوثائق.

الإطار الزمني: في أي وقت يتعين على الشخص المسؤول تشكيل وتقديم AO-1؟

يجب على الموظف تقديم AO-1 حول المبلغ الذي تم إنفاقه، والمستندات المالية الداعمة المرفقة به، وكذلك رصيد المبلغ المقدم (إن وجد) في موعد لا يتجاوز 3 أيام عمل:

• منذ نهاية الفترة المشمولة بالتقرير،
• من أول يوم إجازة بعد انتهاء رحلة العمل (إذا كان أمر النفقات يشير إلى الغرض من الدفعة المقدمة - "نفقات السفر").

مراجعة واعتماد AO-1: في أي إطار زمني؟

بعد قيام الشخص المسؤول بإعداد التقرير وتقديمه، يجب تدقيقه والموافقة عليه خلال المواعيد التي تحددها اللائحة الداخلية للمنشأة، والتي يتم إصدارها والموافقة عليها في بداية كل سنة مالية.

لإنشاء تقرير، يمكن للموظف الحصول على نموذج من أمين الصندوق أو في قسم المحاسبة (إذا كانت المؤسسة تستخدم معيار AO-1 التعسفي) أو يمكنه، إذا كانت المؤسسة تستخدم نموذج AO-1 الموحد، تنزيل النموذج على الموقع نهاية المقال وتعبئته في النموذج المحدد.

بعد اجتياز AO-1، يتم فحص الوثيقة والموافقة عليها من قبل المدير. بناءً على التقرير المعتمد، يجب إجراء تسوية نقدية نهائية مع الموظف - إعادة الرصيد أو سداد المبلغ الزائد، إذا اعتبر المدير ذلك هدفًا.

البيانات الواردة في التقرير

يقوم الموظف الذي سبق له الحصول على تقرير مسبق ضمن خدمات التسوية النقدية بملء النموذج المجاني أو الموحد للتقرير المسبق AO-1، والذي يجب أن يعكس:

• المبلغ الممنوح للموظف من السجل النقدي.
• المبلغ الإجمالي للأموال المنفقة فعليا؛
• مقدار الرصيد أو الإفراط في الإنفاق.

إذا كان هناك تناقض بين مبلغ السلفة والأموال المنفقة، يتم ملء النموذج الموجود في قسم الترحيلات على النحو التالي:

فيما يتعلق بإصدار المبلغ الذي يعادل النفقات الزائدة، إذا تمت الموافقة عليه من قبل رئيس المؤسسة، يتم الإدخال المقابل في نموذج التقرير المسبق:

يجب على الأشخاص الذين يقدمون تقارير عن المدفوعات المقدمة أن يتذكروا أنه بدون تقديم المستندات التي تؤكد النفقات، لا يمكن قبول التقرير المسبق للتحقق والموافقة، وبالتالي فإن المستندات المالية (المبيعات أو إيصال النقد، الفاتورة، وما إلى ذلك) التي تؤكد نفقات الأموال الصادرة، تعتبر إلزامية ملحق AO-1. تتم الإشارة إلى قائمة المستندات المرفقة في عمود خاص في الجزء الخلفي من النموذج.

وهو يعكس إنفاق المبالغ التي تم إصدارها مسبقًا لإعداد التقارير. وتكون مصحوبة بالمستندات التي تثبت النفقات.

وافقت لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بموجب القرار رقم 55 بتاريخ 08/01/01 على نموذج التقرير وإجراءات إعداده. لديها رمز وفقًا لـ OKUD 0302001. بالنسبة لموظفي القطاع العام، يتم توفير النموذج رقم 0504505، المعتمد بأمر وزارة المالية رقم 52ن بتاريخ 30 مارس 2015.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وطوال أيام الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

وباستخدام التقرير المسبق، يأخذون في الاعتبار الأموال التي يتلقاها المسؤولون لحاجات الخطة الإدارية والاقتصادية.

يتم إعداد الوثيقة من قبل المحاسب وتقديمها إلى قسم المحاسبة للتحقق منها وتوقيع المدير وشطب التكاليف.

جوهر الورق

أغراض إعداد نموذج AO-1 هي:

• السيطرة على إنفاق المبالغ الصادرة مقدما؛
• الموافقة على استخدام الأموال من قبل المدير؛
• شطب تكاليف الإنتاج.

يتم إصدار الأموال وفقًا لأمر المصروفات من قبل أمين صندوق المؤسسة مقابل التقرير. إنه يعكس الغرض من الإنفاق. يتم اعتماد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم استلام المبالغ على الحساب من قبل مدير الشركة ويتم تخزينها في قسم المحاسبة. ويوافق الأمر أيضًا على الشروط التي يتم إصدار هذه المبالغ من أجلها. هذه الفترة غير محدودة بموجب القانون.

يتلقى الموظف أموالاً لتغطية نفقات السفر بناءً على أمر مماثل ليتم إرساله في رحلة أو على شهادة سفر.

يتم فحص الوثيقة من قبل المحاسب المسؤول والموافقة عليها من قبل المدير. يتم إيداع باقي المبالغ غير المنفقة من قبل الموظف في السجل النقدي، ويتم تعويض الفائض في الإنفاق له بموجب إيصال المصروفات. يتم إصدار النموذج AO-1 في نسخة واحدة.

إذا لزم الأمر، يقوم صاحب العمل بإصدار أموال على الحساب للموظف، الذي يجب عليه، بعد فترة زمنية معينة، تقديم تقرير بذلك إلى قسم المحاسبة.

عندما يكون ذلك ضروريا

هناك حاجة إلى تقرير مسبق حتى يتمكن الموظف الذي تلقى الأموال المستهدفة من تقديم تقارير إلى صاحب العمل عن نفقاته.

يمكن إصدار مبالغ خاضعة للمحاسبة للاحتياجات التالية:

• شراء اللوازم المكتبية والمنزلية والوقود ومواد التشحيم؛
• رحلات عمل؛
• نفقات الأعمال والترفيه العامة؛
• آحرون.

بعد مرور ثلاثة أيام من تاريخ انتهاء الفترة التي تم فيها إصدار الأموال أو العودة من رحلة عمل، يلتزم الشخص المسؤول بإبلاغ صاحب العمل بجميع النفقات المتكبدة.

للقيام بذلك، يمكنه ملء نموذج مستند قياسي بشكل مستقل أو تسليم الأوراق المستهلكة إلى المحاسب. سيقوم بإعداد تقرير المصاريف باستخدام برنامج كمبيوتر. ثم يقوم المسؤول بالتحقق من مطابقة المستند المطبوع للمستندات المؤيدة المقدمة له ويوقع على المحضر.

من يجمع وكيف

يتم ملء النموذج AO-1 بواسطة موظف تلقى أموالاً كتقرير عن احتياجات العمل أو تم إرساله في رحلة عمل.

• انتهاء الفترة التي تم إصدار الأموال لها، والمحددة في طلب الموظف لاستلام المبلغ؛
• عودة العامل إلى العمل إذا انتهت مدة استخدام الأموال خلال فترة عجزه أو إجازته.
• الوصول من رحلة عمل.

هذا الإجراء منصوص عليه في البند 6 من تعليمات بنك روسيا رقم 3210-U بتاريخ 11/03/14 والبند 26 من اللوائح الخاصة برحلات العمل، التي تمت الموافقة عليها بقرار الحكومة رقم 749 بتاريخ 13/10/2008.

ولمساعدة الموظفين على ملء التقرير، يمكن لصاحب العمل وضع تعليمات لاستكماله.

وفي مقدمة النموذج يشير المحاسب إلى المعلومات التالية:

• اسم الشركة؛
• تاريخ الانتهاء؛
• اسمك الكامل، ومنصبك، ورقم الجدول الزمني؛
• الغرض من التقدم.

الجانب العكسي يحتوي على طاولة. يشير فيه الموظف إلى ما أنفق المال عليه. يتم ملء سطر منفصل لكل مستند داعم.

أنه يعكس:

• رقم؛
• تاريخ الورق؛
• اسم؛
• المقدار المنفق.

في نهاية الجدول يتم كتابة إجمالي الاستهلاك. بعد ذلك، يقوم الموظف بتقديم التقرير والمستندات الداعمة له إلى قسم المحاسبة.

بعد استلام النموذج AO-1 من المحاسب، يجب على المحاسب:

• التحقق مما إذا كان قد تم تجميعه بشكل صحيح؛
• التحقق من المعلومات الواردة في الجدول مع الأوراق المرفقة؛
• تخصيص رقم للتقرير.

في الجزء السفلي من الجانب الأمامي، يقوم المحاسب برسم جزء تمزيقه، وهو يشير إلى:

• ومن الذي تم استلام النموذج؛
• رقم الورقة وتاريخها؛
• المقدار المنفق؛
• عدد وثائق الطلب؛
• تاريخ التفتيش والتوقيع.

يتم قطع الإيصال من النموذج الرئيسي ويتم تسليمه إلى المحاسب. يشير هذا إلى أنه تم التحقق من الوثيقة وقبولها.

وعلى ظهره يكتب المحاسب الأسطر التالية:

ثم يتم ملء لوحتين على الجانب الأمامي من التقرير.

على اليسار تشير إلى:

• الرصيد (الإنفاق الزائد) وفقًا للدفعة المقدمة السابقة؛
• المبلغ الصادر
• الأموال التي أنفقت فعلا؛
• التوازن أو الإفراط في الإنفاق.

يحتوي الجدول الثاني على الإدخالات الضرورية. يقوم المحاسب بإدخال بيانات الرصيد المودع أو الفائض المدفوع في الخلية الموجودة أسفل النموذج. يتم أيضًا إدخال رقم وتاريخ الطلب الوارد أو الصادر هنا. وبعد الانتهاء يقدم المحاسب التقرير إلى المدير للتوقيع عليه.

النموذج AO-1:

أسباب تسليم المجرمين

تصدر الشركة سلفًا للأشخاص المسؤولين عن التكاليف المستهدفة القادمة. تتم الموافقة على مبلغ الدفع بأمر من المدير، وهو يعكس أيضا: الغرض من النفقات، وفترة استخدام الأموال، وإجراءات الإبلاغ عنها.

يتلقى الموظف الأموال من مكتب النقد عند الطلب، والتي يجب أن تحتوي على تأشيرة كبير المحاسبين ورئيس المنظمة أو وحدتها الهيكلية. يمكن تحويل الأموال إلى البطاقة البلاستيكية للموظف. في هذه الحالة، يشير التطبيق إلى تفاصيل إضافة المبلغ. وينبغي تكريس هذا الاحتمال في السياسات المحاسبية للشركة أو اللوائح الداخلية الأخرى.

يجب أن يكون لدى المؤسسة أمر في قائمة الأشخاص المسؤولين. يتم الاحتفاظ بها في قسم المحاسبة. يحدد أمر منفصل من المدير موعدًا نهائيًا لاستخدام الأموال.

أساس دفع مبلغ خاضع للمساءلة لرحلة عمل هو أمر من الرئيس أو شهادة سفر. يجب على العامل تقديم تقرير بالتكلفة خلال ثلاثة أيام بعد الوصول.

إذا كان على العامل دين على سلفة سبق إصدارها، فليس له الحق في قبض المبلغ التالي على الحساب. يحظر على الموظف تحويل الأموال المستلمة على الحساب إلى أي شخص آخر.

نموذج العينة AO-1

لملء النموذج بشكل صحيح، يجب عليك دراسة العينة المكتملة. في الجزء العلوي من المستند مكتوب اسم المنظمة ورمز OKPO الخاص بها.

وفيما يلي معلومات عن الموظف:

• القسم الذي يعمل فيه؛
• مهنة؛
• عدد الموظفين.

بعد ذلك تعكس الغرض من التقدم. وتبين الجداول أدناه المبالغ الصادرة والمصروفات والأرصدة ومراسلات الحسابات. ثم عدد وثائق الطلب وعدد الأوراق فيها.

ويذكر المحاسب في الإيصال الجهة التي تم استلام التقرير منها ورقمه وتاريخه ومبلغ المصروفات وعدد المرفقات والعلامات. في الجزء الخلفي من الجدول، يقوم المحاسب بإدخال بيانات حول المستند الذي يؤكد التكاليف: التاريخ والرقم والاسم والمبلغ. يوقع على ملاحظاته.

نموذج لملء النموذج AO-1:

إجراءات صياغة النموذج

يتم إعداد النموذج AO-1 من قبل الشخص المسؤول والمحاسب.

يقوم الموظف الذي استلم الأموال بإدخال المعلومات التالية:

• اسم الشركة؛
• تاريخ إعداد؛
• تعيين سلفة.
• المعلومات الشخصية: الاسم الكامل، رقم الجدول الزمني، المنصب، القسم؛
• رصيد السلفة الصادرة سابقًا ؛
• المبلغ المستلم من أمين الصندوق.
• أعمدة حول الاستهلاك والتوازن.
• عدد أوراق التقديم.

يشير في الخلف إلى معلومات حول المستند الذي يؤكد التكاليف:

• رقم؛
• تاريخ؛
• اسم؛
• مجموع.

في نهاية الجدول يوجد المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه. يقوم المحاسب بالتحقق من صحة البيانات المدخلة من قبل المحاسب، والطبيعة المستهدفة للنفقات، وملء الأعمدة المتبقية. وكتأكيد لقبول التقرير، يتم إعطاء الموظف جزءا قابلا للفصل منه.

قواعد التعبئة الرئيسية

منذ بداية عام 2002، استخدمت جميع المنظمات، باستثناء المنظمات المدرجة في الميزانية، النموذج الموحد AO-1 عند إصدار الأموال لأغراض الإبلاغ.

عند إعداد تقرير مسبق، يجب استيفاء المتطلبات التالية:

• يتم إدخال البيانات باليد أو على جهاز الكمبيوتر؛
• تم تجميع نسخة واحدة؛
• يعهد بملء الوثيقة إلى المحاسب والمحاسب.
• على الجانب الأمامي، تتم الإشارة إلى معلومات حول المنظمة والموظف، وحركة المبالغ الخاضعة للمحاسبة، والترحيلات؛
• يتم ملء الجزء المسيل للدموع من قبل المحاسب ويعطى للموظف؛
• على الظهر يسجلون معلومات حول وثائق الإنفاق ومقدار التكاليف؛
• بالنسبة للمبلغ الخاضع للمحاسبة، يجب على الموظف الإبلاغ في غضون ثلاثة أيام من انتهاء الفترة التي تم إصدار الأموال لها؛
• يجب ألا يكون لدى الموظف الذي يتلقى الأموال على الحساب أي دين للمنظمة؛
• يقوم العامل بتسليم باقي التقرير إلى أمين الصندوق أو استلامه كتعويض عن النفقات الزائدة؛
• يتم توقيع النموذج من قبل المحاسب وكبير المحاسبين ورئيس المؤسسة ويتم قبوله للمحاسبة عن شطب التكاليف.

لذلك، يعد التقرير المسبق ضروريًا للتحكم في استخدام الأموال الصادرة للأشخاص المسؤولين لتلبية الاحتياجات التنظيمية الداخلية. من المهم تعريف الموظفين بقواعد تسجيلها. يتم فحص الوثيقة من قبل محاسب، والذي يقوم أيضًا بشطب المبالغ المشار إليها في التقرير كمصروفات.

تقرير مسبق. النموذج AO-1 هو مستند محاسبي أساسي يعكس الاستخدام المقصود للمبالغ الخاضعة للمساءلة من الأموال التي تم إصدارها مسبقًا مقدمًا مع إرفاق المستندات التي تثبت إنفاقها. نموذج التقرير موحد، تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 01.08.2001 رقم 55 ورمز OKUD 0302001. بالنسبة لمؤسسات الميزانية، يتم توفير نموذج آخر، رقم، معتمد بأمر من وزارة المالية روسيا بتاريخ 30.03.2015 ن 52 ن.

الغرض من إعداد تقرير مسبق هو التحقق اللاحق من إنفاق الأموال الصادرة مقدمًا، وتأكيد رئيس المنظمة لاستخدامها، وكذلك الشطب اللاحق لنفقات الإنتاج. يتم ملء المستند من قبل الشخص الذي حصل على الأموال مقدمًا مقابل التقرير.

تتم الموافقة على قائمة الأشخاص الذين يحق لهم تلقي الأموال على الحساب بأمر من الأشخاص المسؤولين، والذي يجب أن يكون متاحًا في قسم المحاسبة في المنظمة. يتم إصدار الأموال من خلال مكتب النقد الخاص بالمؤسسة بمعدل يجب الإشارة فيه إلى الغرض المقصود من هذا المبلغ. تتم الموافقة أيضًا على الفترة التي يتم تقديم السلفة فيها من خلال الأمر ذي الصلة للمؤسسة.

يتم توفير أموال السفر على أساس أمر من المدير أو شهادة سفر. وفي نهاية رحلة العمل، يلتزم الشخص المسؤول بتقديم تقرير مرفق به المستندات التي تؤكد جدوى النفقات المتكبدة. يتم تعبئة نموذج التقرير المسبق في نسخة واحدة على كلا الجانبين. يتم تعبئة الواجهة الأمامية من قبل المسؤول وتحتوي على البيانات التالية:

• اسم المنظمة وتاريخ الانتهاء من التقرير ورقمه؛
• الاسم الأخير، الاسم الأول، اسم عائلة الشخص المسؤول، رقمه الوظيفي (إن وجد)، القسم الذي تم تسجيله فيه.

في الزاوية اليسرى السفلية، يقوم المسؤول بملء جدول يعرض معلومات عن السلف السابقة الصادرة له، والمبالغ المالية التي حصل عليها حاليا، ونفقاتها، والصرف الزائد، والرصيد. في الجزء الخلفي من النموذج، أدخل قائمة المستندات التي تؤكد إنفاق الأموال (الإيصالات، الشيكات النقدية، وثائق النقل، شهادة السفر، وما إلى ذلك)، وكذلك مقدار النفقات لكل منها (الأعمدة 1-6 ). يتم ترقيم المستندات التي تكون بمثابة ملحق للتقرير بالترتيب الذي تم تسجيلها به.

في حالة إصدار السلفة بعملة أجنبية، املأ: السطر 1أ من الجانب الأمامي، وكذلك العمودين 6 و8 من الخلف. بعد اكتمال المستند من قبل الشخص المسؤول، يتم تقديمه إلى كبير المحاسبين للتحقق من اكتماله بشكل صحيح. إذا تم تعبئة المستند بشكل صحيح، يضع المحاسب علامة تشير إلى اعتماد التقرير حسب المبلغ المناسب (أرقاماً وكلمات)، ويملأ إيصالاً على الواجهة الأمامية ويحوله إلى المسؤول.

بعد التدقيق من قبل المحاسب، يتم تقديم تقرير المصروفات إلى المدير للموافقة عليه، وبعد ذلك يتم أخذه في الاعتبار من أجل شطب مبلغ المصاريف المقابل. إذا كان على المكلف دين على سلف سبق إصدارها فلا يجوز إصدار مبالغ لاحقة له.